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Einer der wichtigsten Bestandteile des Zukunftskonzeptes ist die Arbeit einer externen Expertengruppe – bestehend aus Vertreterinnen und Vertretern von Hochschulleitungen, Verwaltungen und Wissenschaftsadministrationen –, die Empfehlungen erarbeitet, wie die Universitätsverwaltung in Zukunft gestaltet werden kann. Die Empfehlungen werden nunmehr für Ende November 2012 erwartet. Dabei wird auch die vielfach geäußerte Bitte der Universität Hamburg, die Empfehlungen möglichst weitgehend zu konkretisieren, berücksichtigt.

Wichtige Teilprojekte sind in Arbeit

Einige ausgewählte Teilprojekte, die sich aus den Anregungen der Universitätsmitglieder im Beteiligungsverfahren und im Selbstbericht ergeben haben, werden bereits jetzt bearbeitet. Dazu gehört unter anderem die Vereinheitlichung der Archivierung und Aktenführung in den Fakultäten und den zentralen Betriebseinheiten der Universität – die Fakultäten für Rechtswissenschaft und Wirtschafts- und Sozialwissenschaften haben sich bereit erklärt, als Pilotbereiche zu beginnen.

Auch die Erarbeitung einer Prozesslandkarte für die Universität Hamburg, die eine wichtige Grundlage für die Festlegung von Abläufen und Verantwortlichkeiten darstellen wird, steht auf der Agenda. Ein erster Entwurf soll in Kürze im Präsidium und in der Universitätskammer beraten werden.

Ein weiteres wichtiges Projekt ist die Vereinfachung und Optimierung des Formularwesens. Dies soll durch den Aufbau einer neuen Formular- und Informationsdatenbank (FID), die Erarbeitung von Qualitätsstandards für Formulare mit dem Ziel der Nutzerfreundlichkeit sowie die Bereitstellung eines Musterformulars für das universitätsinterne Vordruckwesen erreicht werden.

In der FID werden zunächst der Formularschrank der Abteilung 6 und die vorhandenen Informationen der Verwaltung (IDV) zusammengeführt. In einem weiteren Schritt werden dann alle anderen Einrichtungen der Universität mit einbezogen: Sie werden die Möglichkeit erhalten, ihre aktuellen Dokumente in die FID einzustellen. Das Konzept ist fertig und die Programmierung der Datenbank weitgehend abgeschlossen.

Welche Projekte folgen als nächstes?

Ein weiterer Projektschritt ist eine geplante Funktionsanalyse. Dabei geht es um „Ist“ und „Soll“ von Aufgaben- und Kapazitätsverteilung, die Organisations- und Personalentwicklung sowie das noch zu entwickelnde Zielkonzept für die künftige Organisation der Verwaltung und dessen Umsetzung. Das Konzept soll Ende 2013 fertiggestellt sein, die Umsetzung wird bis einschließlich 2017 erfolgen. Dabei werden begleitend immer auch die Themenbereiche „Weiterentwicklung der Führungskultur“, „Weiterentwicklung der Dienstleistungskultur“ und „Informationsaustausch und Kommunikation“ bearbeitet.

Einige der im Rahmen der Funktionsanalyse vorgesehenen Teilprojekte werden in Abstimmung mit der operativen Lenkungsgruppe des ZUK UV zeitlich vorgezogen, um möglichst schnell spürbare Verbesserungen zu erzielen. Das betrifft vor allem die Vorhaben:

• Personalwirtschaft/insb. Personaleinstellungen
  (Projektverantwortlich: Frau Rönne, Leiterin Abteilung 6, und Frau Dr. Klamroth, Geschäftsführerin MIN)
• Reisekosten/insb. Reisekostenabrechnung
  (Projektverantwortlich: Herr Burda, Geschäftsführer WiSo, und Herr Gellermann, Projekt- und Prozessmanager im Bereich der Kanzlerin) und
• Vertragsmanagement in der Drittmittelforschung
  (Projektverantwortlich: Herr Dr. Schlüter, Leiter Abteilung 4, und Frau Dr. Ebers, Leiterin Referat Qualitätsmanagement).

Die Projektverantwortlichen haben dafür Projektpläne entwickelt, die von der Lenkungsgruppe mit einigen kleineren Modifikationen verabschiedet worden sind. Damit können die drei Teilprojekte im November 2012 beginnen.