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Einer der wich­tigs­ten Be­stand­tei­le des Zu­kunfts­kon­zep­tes ist die Ar­beit einer ex­ter­nen Ex­per­ten­grup­pe – be­ste­hend aus Ver­tre­te­rin­nen und Ver­tre­tern von Hoch­schul­lei­tun­gen, Ver­wal­tun­gen und Wis­sen­schafts­ad­mi­nis­tra­tio­nen –, die Emp­feh­lun­gen er­ar­bei­tet, wie die Uni­ver­si­täts­ver­wal­tung in Zu­kunft ge­stal­tet wer­den kann. Die Emp­feh­lun­gen wer­den nun­mehr für Ende No­vem­ber 2012 er­war­tet. Dabei wird auch die viel­fach ge­äu­ßer­te Bitte der Uni­ver­si­tät Ham­burg, die Emp­feh­lun­gen mög­lichst weit­ge­hend zu kon­kre­ti­sie­ren, be­rück­sich­tigt.

Wich­ti­ge Teil­pro­jek­te sind in Ar­beit

Ei­ni­ge aus­ge­wähl­te Teil­pro­jek­te, die sich aus den An­re­gun­gen der Uni­ver­si­täts­mit­glie­der im Be­tei­li­gungs­ver­fah­ren und im Selbst­be­richt er­ge­ben haben, wer­den be­reits jetzt be­ar­bei­tet. Dazu ge­hört unter an­de­rem die Ver­ein­heit­li­chung der Ar­chi­vie­rung und Ak­ten­füh­rung in den Fa­kul­tä­ten und den zen­tra­len Be­triebs­ein­hei­ten der Uni­ver­si­tät – die Fa­kul­tä­ten für Rechts­wis­sen­schaft und Wirt­schafts-​ und So­zi­al­wis­sen­schaf­ten haben sich be­reit er­klärt, als Pi­lot­be­rei­che zu be­gin­nen.

Auch die Er­ar­bei­tung einer Pro­zess­land­kar­te für die Uni­ver­si­tät Ham­burg, die eine wich­ti­ge Grund­la­ge für die Fest­le­gung von Ab­läu­fen und Ver­ant­wort­lich­kei­ten dar­stel­len wird, steht auf der Agen­da. Ein ers­ter Ent­wurf soll in Kürze im Prä­si­di­um und in der Uni­ver­si­täts­kam­mer be­ra­ten wer­den.

Ein wei­te­res wich­ti­ges Pro­jekt ist die Ver­ein­fa­chung und Op­ti­mie­rung des For­mu­lar­we­sens. Dies soll durch den Auf­bau einer neuen For­mu­lar-​ und In­for­ma­ti­ons­da­ten­bank (FID), die Er­ar­bei­tung von Qua­li­täts­stan­dards für For­mu­la­re mit dem Ziel der Nut­zer­freund­lich­keit sowie die Be­reit­stel­lung eines Mus­ter­for­mu­lars für das uni­ver­si­täts­in­ter­ne Vor­druck­we­sen er­reicht wer­den.

In der FID wer­den zu­nächst der For­mu­larschrank der Ab­tei­lung 6 und die vor­han­de­nen In­for­ma­tio­nen der Ver­wal­tung (IDV) zu­sam­men­ge­führt. In einem wei­te­ren Schritt wer­den dann alle an­de­ren Ein­rich­tun­gen der Uni­ver­si­tät mit ein­be­zo­gen: Sie wer­den die Mög­lich­keit er­hal­ten, ihre ak­tu­el­len Do­ku­men­te in die FID ein­zu­stel­len. Das Kon­zept ist fer­tig und die Pro­gram­mie­rung der Da­ten­bank weit­ge­hend ab­ge­schlos­sen.

Wel­che Pro­jek­te fol­gen als nächs­tes?

Ein wei­te­rer Pro­jekt­schritt ist eine ge­plan­te Funk­ti­ons­ana­ly­se. Dabei geht es um „Ist“ und „Soll“ von Auf­ga­ben-​ und Ka­pa­zi­täts­ver­tei­lung, die Or­ga­ni­sa­ti­ons-​ und Per­so­nal­ent­wick­lung sowie das noch zu ent­wi­ckeln­de Ziel­kon­zept für die künf­ti­ge Or­ga­ni­sa­ti­on der Ver­wal­tung und des­sen Um­set­zung. Das Kon­zept soll Ende 2013 fer­tig­ge­stellt sein, die Um­set­zung wird bis ein­schließ­lich 2017 er­fol­gen. Dabei wer­den be­glei­tend immer auch die The­men­be­rei­che „Wei­ter­ent­wick­lung der Füh­rungs­kul­tur“, „Wei­ter­ent­wick­lung der Dienst­leis­tungs­kul­tur“ und „In­for­ma­ti­ons­aus­tausch und Kom­mu­ni­ka­ti­on“ be­ar­bei­tet.

Ei­ni­ge der im Rah­men der Funk­ti­ons­ana­ly­se vor­ge­se­he­nen Teil­pro­jek­te wer­den in Ab­stim­mung mit der ope­ra­ti­ven Len­kungs­grup­pe des ZUK UV zeit­lich vor­ge­zo­gen, um mög­lichst schnell spür­ba­re Ver­bes­se­run­gen zu er­zie­len. Das be­trifft vor allem die Vor­ha­ben:

• Per­so­nal­wirt­schaft/insb. Per­so­nal­ein­stel­lun­gen
  (Pro­jekt­ver­ant­wort­lich: Frau Rönne, Lei­te­rin Ab­tei­lung 6, und Frau Dr. Klam­roth, Ge­schäfts­füh­re­rin MIN)
• Rei­se­kos­ten/insb. Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung
  (Pro­jekt­ver­ant­wort­lich: Herr Burda, Ge­schäfts­füh­rer WiSo, und Herr Gel­ler­mann, Pro­jekt-​ und Pro­zess­ma­na­ger im Be­reich der Kanz­le­rin) und
• Ver­trags­ma­nage­ment in der Dritt­mit­tel­for­schung
  (Pro­jekt­ver­ant­wort­lich: Herr Dr. Schlü­ter, Lei­ter Ab­tei­lung 4, und Frau Dr. Ebers, Lei­te­rin Re­fe­rat Qua­li­täts­ma­nage­ment).

Die Pro­jekt­ver­ant­wort­li­chen haben dafür Pro­jekt­plä­ne ent­wi­ckelt, die von der Len­kungs­grup­pe mit ei­ni­gen klei­ne­ren Mo­di­fi­ka­tio­nen ver­ab­schie­det wor­den sind. Damit kön­nen die drei Teil­pro­jek­te im No­vem­ber 2012 be­gin­nen.