August 2011, Nr. 29
AUS DER VERWALTUNG
300 Uni-Beschäftigte haben ihre alltäglichen Probleme mit der Verwaltung geschildert. Foto: M. Birzer
Kontakt:
Evelien Blom
Fachliche Assistenz der Kanzlerin
t. 040.42838-8098
e. evelien.blom-at-verw.uni-hamburg.de
Dr. Nicola Ebers
Leitung Referat Qualitätsmanagement
Abteilung 1/Universitätsentwicklung
t. 040.42838-4002
e. nicola.ebers-at-verw.uni-hamburg.de
Alle Protokolle der Veranstaltungen
Zukunftskonzept Universitätsverwaltung:
Erster Teil der Bestandserhebung im Beteiligungsverfahren abgeschlossen
In zwölf Veranstaltungen mit unterschiedlichen Formaten haben rund 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den vergangenen drei Monaten ihre alltäglichen Probleme in und mit der Verwaltung geschildert. Aber auch positive Abläufe und Entwicklungen sowie Lösungsansätze wurden festgehalten.
Gemeinsam Schwerpunkte festlegen
Im abschließenden Conclusio-Workshop sichteten, ergänzten und strukturierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich schon vorher im Projekt engagiert hatten, alle bislang zusammengetragenen Ergebnisse. Gemeinsam legten sie Schwerpunkte fest und verabschiedeten die Gliederung für den Abschlussbericht.
„Mir war es wichtig, dass auch diese finale Ergebnisschau gemeinsam und diskursiv erfolgt“, so Projektleiter Markus Birzer, „denn nur so wird gewährleistet, dass es sich um ein rundum partizipatives Verfahren handelt.“ Der Abschlussbericht wird aus einem Berichtsteil und einem Anhang bestehen, in dem sich die Protokolle aller Veranstaltungen befinden. Somit wird kein Punkt unterschlagen, alle Argumente finden sich wieder.
Zentrale Themen: Prozesse und Organisation
Der mit Abstand umfangreichste Punkt in der Auflistung der Probleme lautet „Prozesse und Organisation“. Unter dieser Überschrift finden sich Aspekte wie Arbeitsabläufe und -situation, Zuständigkeiten, Drittmittelverwaltung oder das Verhältnis zwischen den Ebenen. Hier soll zunächst der Fokus auf der Lösung der Probleme liegen, so die Teilnehmenden des Conclusio-Workshops. Weitere wichtige Themen sind Kommunikation, IT, Selbstverständnis, Finanzen, Bürokratisierung, Personal, Räume sowie Rahmenbedingungen und aktuelle Entwicklungen.
Die Protokolle zu allen Veranstaltungen stehen online. Hier wird, voraussichtlich in der zweiten Augusthälfte 2011, auch der dann fertiggestellte Abschlussbericht zum Modul 1 veröffentlicht.
Wie geht es weiter?
Die beiden Berichte aus Modul 1 (Beteiligungsverfahren) und Modul 2 (Selbstbericht der Verwaltung zum Status quo) gehen an eine externe Expertengruppe (Modul 3), die dem Präsidium Lösungen zu den nun aufgeworfenen Fragen vorschlagen wird. Für Anfang 2012 ist ein Besuch der Gruppe an der Universität Hamburg vorgesehen. Die Ergebnisse der Expertengruppe sollen im Frühjahr 2012 vorliegen. Dann beginnt die eigentliche Arbeit: die gemeinsame Erarbeitung von konkreten Veränderungsvorschlägen sowie deren Implementierung. Dieser Prozess dürfte weitere zwei bis drei Jahre in Anspruch nehmen.
Gemeinsam Schwerpunkte festlegen
Im abschließenden Conclusio-Workshop sichteten, ergänzten und strukturierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich schon vorher im Projekt engagiert hatten, alle bislang zusammengetragenen Ergebnisse. Gemeinsam legten sie Schwerpunkte fest und verabschiedeten die Gliederung für den Abschlussbericht.
„Mir war es wichtig, dass auch diese finale Ergebnisschau gemeinsam und diskursiv erfolgt“, so Projektleiter Markus Birzer, „denn nur so wird gewährleistet, dass es sich um ein rundum partizipatives Verfahren handelt.“ Der Abschlussbericht wird aus einem Berichtsteil und einem Anhang bestehen, in dem sich die Protokolle aller Veranstaltungen befinden. Somit wird kein Punkt unterschlagen, alle Argumente finden sich wieder.
Zentrale Themen: Prozesse und Organisation
Der mit Abstand umfangreichste Punkt in der Auflistung der Probleme lautet „Prozesse und Organisation“. Unter dieser Überschrift finden sich Aspekte wie Arbeitsabläufe und -situation, Zuständigkeiten, Drittmittelverwaltung oder das Verhältnis zwischen den Ebenen. Hier soll zunächst der Fokus auf der Lösung der Probleme liegen, so die Teilnehmenden des Conclusio-Workshops. Weitere wichtige Themen sind Kommunikation, IT, Selbstverständnis, Finanzen, Bürokratisierung, Personal, Räume sowie Rahmenbedingungen und aktuelle Entwicklungen.
Die Protokolle zu allen Veranstaltungen stehen online. Hier wird, voraussichtlich in der zweiten Augusthälfte 2011, auch der dann fertiggestellte Abschlussbericht zum Modul 1 veröffentlicht.
Wie geht es weiter?
Die beiden Berichte aus Modul 1 (Beteiligungsverfahren) und Modul 2 (Selbstbericht der Verwaltung zum Status quo) gehen an eine externe Expertengruppe (Modul 3), die dem Präsidium Lösungen zu den nun aufgeworfenen Fragen vorschlagen wird. Für Anfang 2012 ist ein Besuch der Gruppe an der Universität Hamburg vorgesehen. Die Ergebnisse der Expertengruppe sollen im Frühjahr 2012 vorliegen. Dann beginnt die eigentliche Arbeit: die gemeinsame Erarbeitung von konkreten Veränderungsvorschlägen sowie deren Implementierung. Dieser Prozess dürfte weitere zwei bis drei Jahre in Anspruch nehmen.
M. Birzer/Red.