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„Um in der Universität ein Konzept zu erarbeiten, wie die Verwaltung der Zukunft aussehen kann, ist es wichtig, die Expertise der Mitglieder der Universität einzubeziehen und vor allem zu erfragen und zu erfassen, welche Anforderungen alle an eine optimale Verwaltungsarbeit stellen. Es ist ein bisher einmaliges Vorgehen, die Mitglieder der Universität ohne thematische Vorgaben über diese neuen Formen der Beteiligung via Fokusgruppen und Open Space einzubeziehen“, so Universitätspräsident Prof. Dr. Dieter Lenzen. Daher sind folgerichtig bereits im ersten Schritt, der Themen- und Problemsammlung, alle Universitätsangehörigen aufgerufen, sich zu beteiligen. Und das Angebot wird sehr gut angenommen.

Fokusgruppen gut besucht

Vier der angebotenen Fokusgruppen für die verschiedenen Statusgruppen sind ausgebucht, zum Teil wurden bereits Zusatztermine angesetzt, die ebenfalls bereits ausgebucht sind. Nur bei den Studierenden fiel die Beteiligung bislang nicht so aus wie gewünscht: Diese Fokusgruppe musste mangels Teilnehmern abgesagt werden. Hier werden derzeit Alternativen der Einbindung gesucht. Zusätzlich werden in sogenannten „Spotlights“ einzelne Themen vertieft.

Open Space – Für alle

Diese Veranstaltung ist offen für alle, es gibt keine Begrenzung der Teilnehmerzahl und keine Aufteilung in Statusgruppen: Bei der Open-Space-Veranstaltung diskutieren z.B. Mitglieder des Technischen Personals mit Professorinnen und Professoren oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Präsidialverwaltung. „Die Methode ‚Open Space’ kommt aus den USA und erhebt die Kaffeepause zur Tagungsform – allerdings mit einigen Regeln“, so der Projektleiter für das Beteiligungsverfahren (Modul 1) Markus Birzer. Je mehr daran teilnehmen, desto genauer wird der Bericht zum Status Quo, der einer externen Expertengruppe zur Bearbeitung übergeben werden soll. Diese entwickelt dann Vorschläge zur Verbesserung der Situation, die wiederum unter breiter Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die anschließende Erarbeitung eines Konzeptes für die Verwaltung von morgen einfließen können.

Breites Themenspektrum – viele Vorschläge

Die bislang gesammelten Themen, Probleme und Ideen zur Lösung sind umfassend und von Statusgruppe zu Statusgruppe verschieden. Dennoch zeichnen sich viele gemeinsame Schwerpunkte ab. „Zunehmende Bürokratisierung“, „Personalmangel und -entwicklung“, „Organisation/Struktur/Prozesse“ sowie „Kommunikation“ sind wiederkehrende Themen.

Als Expertinnen und Experten am Platz haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zahlreiche Lösungsvorschläge für die genannten Probleme parat. Sie reichen von der Einrichtung von „Fakultäts-Lounges“ zur Verbesserung der Kommunikation über Vorschläge zur Veränderung von Formularen bis hin zu Wikis, in denen Verwaltungsvorgänge zentral beschrieben werden könnten.

Die im Beteiligungsverfahren gesammelten Probleme und Ideen werden zusammen mit einem Selbstbericht der Verwaltung (Modul 2) der externen Expertengruppe als Grundlage für die Entwicklung ihrer Empfehlungen übergeben. Einfach zu verwirklichende Ideen können bereits während des laufenden Projektes umgesetzt werden.

Die Protokolle der einzelnen Fokusgruppen finden Sie online unter: www.uni-hamburg.de/zukunftskonzept (zugänglich nur für Universitätsmitglieder).