Datenschutzerklärung

Informationen zum Datenschutz bei Auswahlverfahren von Professuren, Tenure-Track-Professuren und Juniorprofessuren

Im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeitet die Universität Hamburg (UHH) Ihre personenbezogenen Daten. Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat sich die Europäische Union der Vereinheitlichung der Regelungen über die Verarbeitung personenbezogener Daten angenommen. Wenn die UHH im Rahmen Ihrer Bewerbung personenbezogene Daten verarbeitet, bedeutet das, dass sie diese Daten zum Beispiel erhebt, speichert, verwendet, übermittelt, zum Abruf bereitstellt oder löscht.

Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, bei wem sie erhoben werden und was mit diesen Daten gemacht wird. Außerdem erfahren Sie, an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

1. Kontaktdaten

1.1. Wer ist die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person?

Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist:

1.2 An wen können Sie sich bei Fragen wenden?

Fragen zum Stellenausschreibungsverfahren können Sie an die Stabsstelle Berufungen der Universität Hamburg richten.

1.3 Wie erreichen Sie die/den Datenschutzbeauftragte/n?

Darüber hinaus erreichen Sie die/den Datenschutzbeauftragte/n unter:

2. Für welchen Zweck werden Ihre Daten verarbeitet?

Für die Besetzung von Stellen werden Personalauswahlverfahren durchgeführt, um Diskriminierungsfreiheit und eine Bestenauswahl nach Eignung, Leistung und Befähigung sicherzustellen.

Für die rechtmäßige Entscheidungsfindung in der Personalauswahl werden personenbezogene Daten der Bewerbenden benötigt und im Rahmen des Stellenbesetzungsverfahrens verarbeitet (Art. 88 DSGVO i.V.m. § 10 Abs. 1-3 HmbDSG i.V.m. § 85 Abs. 1 HmbBG).

Zu dem von der jeweiligen Auswahlkommission, welcher auch externe Personen gemäß § 14 Abs. 2 Satz 5 HmbHG angehören, gesteuerten Prozess der Entscheidungsfindung gehören die schriftliche oder elektronische Kommunikation mit den Bewerbenden, die Bewertung der Bewerbungsunterlagen, die Beteiligung der Fachbereiche sowie Interessenvertretungen (Gleichstellungsbeauftrage, Schwerbehindertenvertretung, Personalrat) und ggf. weiterer Entscheidungsinstanzen (z. B. Personalamt, Bezirksaufsichtsbehörde), das Organisieren und Durchführen eignungsdiagnostischer Instrumente (z. B. Bewerbungsgespräche, Assessment-Center), das Auswerten der Ergebnisse der Eignungsdiagnostik, die Erstellung eines Abschlussvermerks sowie das Versenden von Absagen bzw. die Einstellung und das damit verbundene Anlegen einer Personalakte. Gemäß § 13 der Berufungsordnung der Universität Hamburg in Verbindung mit § 14 Abs. 5 Satz 1 HmbHG werden die Bewerbungsunterlagen zum Zwecke der Entscheidungsfindung an externe Gutachter:innen weitergeleitet.

Unter besonderen Voraussetzungen werden im Rahmen von arbeitsmedizinischen Untersuchungen und/oder Sicherheitsüberprüfungen zusätzliche Daten erhoben (vgl. 5.).

3. Wie können Sie sich für den Job Alert anmelden?

Mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO) können Sie unseren Job Alert (Stellen-Newsletter) abonnieren, mit dem wir Sie über unsere aktuellen Stellenangebote informieren.

Für die Anmeldung zu unserem Job Alert verwenden wir das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Job Alert bzw. Stellen-Newsletter der Universität Hamburg erhalten möchten.

Pflichtangabe für die Übersendung und die Anmeldung beim Stellen-Newsletter der Universität Hamburg ist allein Ihre E-Mail-Adresse. Sie werden nur über Stellenangebote informiert, die den von Ihnen ausgewählten Filterkriterien entsprechen. Nach Ihrer Bestätigung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse zum Zweck der Zusendung des Stellen-Newsletters. Sollten Sie die Anmeldung zum Job Alert nicht innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt der entsprechenden E-Mail bestätigen, wird Ihre Anmeldung automatisch gelöscht.

Ihre Einwilligung in die Übersendung des Stellen-Newsletters der Universität Hamburg können Sie jederzeit widerrufen und den Newsletter abbestellen.

Den Widerruf richten Sie an: bewerbungen"AT"uni-hamburg.de.

4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

• Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben
• Bewerbungsunterlagen
  • Anschreiben
  • Lebenslauf
  • Arbeitszeugnisse / Beurteilungen
  • Qualifikationsnachweise
  • Sonstige Zeugnisse
  • ggf. weitere Angaben in Bewerbungsformularen
  • ggf. weitere von Ihnen übermittelte Daten und Unterlagen
  • (freiwillige) Angabe über eine Schwerbehinderung (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 164 SGB IX)
• E-Mails bzw. Anschreiben im Rahmen der Bewerbendenkommunikation
• durch Auswahlinstrumente gewonnene Informationen

Darüber hinaus werden ggf. personenbezogene Daten mit Ihrer Einwilligung bei Dritten erhoben. So kann bspw. Ihre Personalakte von Ihrer bisherigen Personalstelle bei Dienststellenwechsel/Abordnung oder bei Versetzung von einem anderen Dienstherrn bzw. aus einem anderen Bundesland angefordert werden.

5. Wie werden diese Daten verarbeitet?

Ihre Daten werden in einem Bewerbungsmanagementsystem verarbeitet, dass extern betrieben wird.

Ihre eingereichten Bewerbungsunterlagen werden elektronisch gespeichert bzw. bei Unterlagen in Papierform in der ausschreibenden Dienststelle aufbewahrt. Ihre persönlichen Identifikations- und Kontaktdaten sowie für die Stelle relevanten Daten (vorhandene  berufliche Erfahrungen, Qualifikationen und besondere Hinweise Ihrerseits) werden in ein Bewerbungsmanagementsystem bzw. elektronische Dokumente übertragen. Diese Daten werden durch die Bewertungen der Bewerbungsunterlagen ergänzt.

Im Falle eines Auswahlgesprächs oder anderer eignungsdiagnostischer Instrumente werden Teile Ihrer Antworten sowie Bewertungen Ihrer Antworten digital und/oder in Papierform dokumentiert, gespeichert und in das Bewerbungsmanagementsystem bzw. in elektronische Dokumente eingepflegt und Ihren Daten zugeordnet.

Im Rahmen der Auswahlentscheidung werden Ihre Identifikationsdaten zusammen mit dem Ergebnis der durchgeführten eignungsdiagnostischen Instrumente in einem Auswahlvermerk dokumentiert und gespeichert.

Ihre Daten werden vertraulich behandelt und nur im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens gespeichert und verarbeitet. Der Zugang zu den im Auswahlverfahren erhobenen Daten ist ausschließlich der ausschreibenden Dienststelle bzw. der zuständigen Personalabteilung, den an dem Auswahlprozess Beteiligten inkl. den jeweiligen Interessenvertretungen gewährt.

Die im Bewerbungsprozess erhobenen Daten der Personen, die eingestellt werden, werden über die zuständige Personalabteilung in eine Personalakte eingefügt.

6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten weitergegeben werden?

Alle personenbezogenen Daten dürfen nur dann an andere Personen oder Behörden, öffentliche oder nichtöffentliche Stellen übermittelt werden, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Übermittlung gesetzlich zugelassen ist.

• Personalrat (PR)
  Im Rahmen der Beteiligungsrechte des Personalrats nach dem Hamburgischen Personalvertretungsgesetz (HmbPersVG) werden dem Personalrat die für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen personenbezogenen Daten übermittelt. Art und Umfang der Beteiligung ergeben sich aus dem HmbPersVG. Dort ist unter anderem auch geregelt, dass Unterlagen mit personenbezogenen Daten nach Abschluss des Mitbestimmungsverfahrens zurückzugeben oder zu vernichten sind (§ 78 Abs. 5 HmbPersVG).
• Gleichstellungsbeauftragte (GB)
  Zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben nach dem Hamburgischen Gleichstellungsgesetz (Hmb-GleiG) werden den Gleichstellungsbeauftragten der Dienststellen personenbezogene Daten offengelegt bzw. übermittelt. Die Gleichstellungsbeauftragten sind über alle anstehenden personellen, sozialen und organisatorischen Maßnahmen, die die Gleichstellung von Frauen und Männern und die Vereinbarkeit von Erwerbs- und Familienarbeit betreffen, zu unterrichten.
• Schwerbehindertenvertretung
  Die Schwerbehindertenvertretung ist in allen Angelegenheiten, die einen einzelnen oder die schwerbehinderten Menschen als Gruppe berühren, zu beteiligen. Daher werden ihr die zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben benötigten personenbezogenen Daten übermittelt. Art und Umfang der Beteiligung ergeben sich aus § 178 Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX).
• externe Kommissionsmitglieder
  Zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben nach dem Hamburgischen Hochschulgesetz (HmbHG) haben auch externe Kommissionsmitglieder Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen.
• externe Gutachten
  Zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben nach der Berufungsordnung der Universität Hamburg in Verbindung mit dem  Hamburgischen Hochschulgesetz (HmbHG) werden den externen Gutachter:innen die Bewerbungsunterlagen übermittelt. Die Gutachter:innen verpflichten sich, die Bewerbungsdaten entsprechend Punkt 7 zu löschen.
• Personalärztlicher Dienst (PÄD) / Arbeitsmedizinischer Dienst (AMD)
  Im Rahmen der Überprüfung der gesundheitlichen Eignung vor der Einstellung (§ 10 Abs. 2 HmbBG) kann in einigen Fällen mit Ihrer Einwilligung eine Untersuchung durch den Personalärztlichen Dienst bzw. durch den arbeitsmedizinischen Dienst durchgeführt werden. Zu diesem Zweck erfolgt eine Übermittlung von Daten an den PÄD bzw. den AMD. Nach der ärztlichen Untersuchung wird das ärztliche Gutachten an die Einstellungsbehörde (§ 44 HmbBG) übermittelt.
• Landeskriminalamt (LKA) / Landesamt für Verfassungsschutz
  Im Falle einer Einstellung, die den Zugang zu einem Sicherheitsbereich im Sinne des §1 Abs.2 HmBSüGG bedeutet, wird mit Ihrer Einwilligung eine Sicherheitsüberprüfung durchgeführt. Hierzu werden Ihre Identifikationsdaten an das zuständige Landeskriminalamt (§34 Hmb-SüGG) bzw. an das Landesamt für Verfassungsschutz (§3 Abs.2) weitergeleitet. Die aus der Überprüfung gewonnenen, für den Zweck der Einstellung relevanten, Erkenntnisse werden von dem Landeskriminalamt bzw. von dem Verfassungsschutz an die einstellende Dienststelle weitergeleitet.
• Personalamt / Gerichte
  Bei Rechtsstreitigkeiten werden die Daten ggf. an das Personalamt und die beteiligten Gerichte übermittelt. Im Falle einer Einstellung werden durch Ihre zukünftige Dienststelle weitere Daten verarbeitet. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie dort.

Zudem setzen wir zur Durchführung der Bewerbung externe Dienstleistende ein, insbesondere zum Management Ihrer Bewerbung (Bewerbungsmanagementsystem) und zur Durchführung von Assessment-Center, die in unserem Auftrag tätig sind. Diese Dienstleistenden sind bei der Datenverarbeitung an unsere Weisung gebunden und es wurde ein Vertrag zu Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO abgeschlossen, um sicherzustellen, dass die Auftragsverarbeitenden ebenfalls die datenschutzrechtlichen Anforderungen einhalten.

7. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Spätestens neun Monate nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden alle Daten, die nicht für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, die Umsetzung bzw. Versetzung oder im Rahmen der Personalentwicklung benötigt werden, gelöscht. Diese Aufbewahrungsfrist ist für die Dokumentation des Verfahrens und möglicher daraus resultierender rechtlicher Bewertungsprozesse notwendig.

Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist.

Schriftliche Bewerbungsunterlagen werden spätestens nach Ablauf dieser Frist vernichtet.

8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich aus den Artikeln 15 bis 18 und 21 DSGVO. 

• Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO)
  Sie können Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag bitten wir Sie Ihr Anliegen zu präzisieren, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.
• Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)
  Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie unverzüglich eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
• Recht auf Löschung/„Recht auf Vergessenwerden“ (Artikel 17 DSGVO)
  Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung. Ob Sie die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen können, hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von der zuständigen Personalstelle zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
  Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.