EU

Ideenphase

Sie haben eine konkrete Idee für ein Forschungsvorhaben, wissen aber nicht, welches Programm dafür in Frage kommt? Sprechen Sie uns an, damit wir Ihnen bei der Wahl des richtigen Programms helfen können.

Ihre Ansprechpartner: Team EU-Forschungsförderung

Projekteinwerbung – Antragsberatung/Kalkulation

Wir beraten Sie in allen Fragen rund um die EU-Programme und helfen Ihnen in der Antragsphase.

Die Budgetplanung ist ein wichtiger Teil der EU-Antragstellung. Das Budget sollte sorgfältig erarbeitet werden. Kalkulieren Sie die einzelnen Kostenpositionen mit Ihrer zuständigen EU-Referentin.

Wir informieren und beraten Sie gerne bei der Kostenplanung, insbesondere bei der Personalkostenplanung, aber auch bei weiteren Kostenpositionen. Schicken Sie uns Ihre Kalkulation: Wir prüfen und optimieren sie gern.

Ihre Ansprechpartner: Team EU-Forschungsförderung

Projekteinwerbung – Grant Agreement/Bewilligung

Wenn Sie erfahren, dass Ihr Projekt bewilligt wurde, sollten Sie die Drittmittelprojektanzeige (PDF) ausfüllen und eine notwendige Grundausstattung mit Ihren Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern in der Fakultät besprechen.

Für die weitere Projektabwicklung ist die Freischaltung der zuständigen Sachbearbeiterin / des zuständigen Sachbearbeiters Drittmittelmanagement im Participant Portal (Projektabwicklungstool der EU) notwendig. Im Rahmen der Bewilligungsphase steht Ihnen das Referat 75: Drittmittelmanagement für Fragen rund um die konkrete Budgetplanung zur Verfügung.

Ihre Ansprechpartner: Referat 75: Drittmittelmanagement

Das Grant Agreement ist der Vertrag mit der EU und muss von allen Projektpartnern unterzeichnet werden. Wir kümmern uns um die Prüfung und Unterzeichnung.

Ihre Ansprechpartner: Team EU-Forschungsförderung

Projekteinwerbung – Konsortialvertrag (Consortium Agreement)

Bei Kooperationen mit mehreren Partnern wird in den meisten Fällen ein Konsortialvertrag notwendig. Sofern Sie Koordinator im Projekt sind, werden wir gemeinsam mit Ihnen einen an Ihr Projekt angepassten Konsortialvertrag mithilfe des DESCA-EU-Vertragsmusters erstellen. Sind Sie Partner im Projekt, dann prüfen wir den Konsortialvertrag im Hinblick auf mögliche Nachteile für die Universität Hamburg und Sie als Projektverantwortlichen.

Ihre Ansprechpartner: Team EU-Forschungsförderung

Projektbeginn

Das Projekt kann starten, sobald das Grant Agreement vorliegt. Um die zugesagten Mittel nutzen zu können, benötigen Sie ein Projektkonto (PSP-Element). Auf diesem werden alle projektspezifischen Buchungen getätigt und abgebildet – sowohl Geldeingänge, als auch Aufwendungen und Ausgaben. Das Projektkonto wird durch das Referat 75: Drittmittelmanagement eingerichtet und der Projektleitung zur Verfügung gestellt.

Bitte beachten Sie, dass ein Einstellungsverfahren in der Regel bis zu 6 Wochen dauert. Bei Fragen steht Ihnen das Drittmittel-Personalteam gern zur Verfügung.

Ihre Ansprechpartner: Referat 75: Drittmittelmanagement und Personalservice

Projektdurchführung

Über den SharePoint Kontoauszug können Sie Ihre Projektfinanzen tagesaktuell einsehen. Weitere Informationen finden Sie hier. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an das Team Internes Rechnungswesen.

Die Drittmittelverwaltung stellt Ihnen gerne zusätzliche Finanzübersichten bereit, die vor allem auch Informationen über die geplanten und vertraglich gebundenen Personalkosten enthalten. Weiterhin erstellt die Drittmittelverwaltung die notwendigen Financial Reports (periodic/interim reports) für die EU. Falls Sie Fragen hierzu haben, wenden Sie sich bitte an das Referat 75: Drittmittelmanagement.

Wenn Sie Mitarbeiterverträge aufstocken oder verlängern möchten, steht der Personalservice gerne zur Verfügung.

Für den Einkauf der projektnotwendigen Materialien, Geräte und Dienstleistungen wenden Sie sich gerne an das für Sie zuständige Dienstleistungszentrum. Allgemeine Informationen zum Einkauf finden Sie hier. Bei der Anschaffung von Geräten über 410 Euro im Einzelfall beachten Sie bitte, dass gegenüber der EU nur die Abschreibungskosten für die jeweilige Abrechnungsperiode abgerechnet werden dürfen. Für die Kalkulation der Abschreibungsraten und eventuell nicht abrechenbarer Anschaffungskosten (Restbuchwert) wenden Sie sich bitte vorab an das Referat 75: Drittmittelmanagement.

Sofern für Ihr Projekt eine Dienstreise vorgesehen ist, finden Sie hier Informationen zur Organisation und Abrechnung Ihrer Dienstreise. Ansprechpartner ist das Team Dienstreisen.

Projektabschluss

Die Drittmittelverwaltung erstellt den notwendigen Final Financial Report für die EU. Falls Sie Fragen hierzu haben, wenden Sie sich bitte an Ihr Referat 75: Drittmittelmanagement.

Für Ihr EU-Projekt kann eine Zwischen- oder Abschlussprüfung (Audit) durch einen Wirtschaftsprüfer fällig werden. Dies hängt vom Programm und vom Fördervolumen Ihres Projektes ab. Erste Orientierung:

für FP7-Projekte: Audit notwendig, wenn ´EU contribution´> 375.000 €

für H2020-Projekte: Audit notwendig, wenn direkte Kosten > 325.000 € (nur eine Prüfung zu Projektende)

Das Referat 75: Drittmittelmanagement kümmert sich die Durchführung von notwendigen Audits und steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung.

Nach Abschluss des Projektes wird das Projektkonto durch das Referat 75: Drittmittelmanagement geschlossen.

Ihre Ansprechpartner: Referat 75: Drittmittelmanagement