Dirk Schmidt: Grundsätzlich teilt sich das Universitätsarchiv in zwei Teile: den Archivbereich und den Registraturbereich. Letzterer kümmert sich auch um das Thema Schriftgutverwaltung, das im Grunde alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jeden Tag betrifft. Hier geht es um die laufenden Akten. Wir bieten Beratungen zu Aktenhaltung und Aktenführung an, machen Schulungen und Workshops und unterstützen bei Fragen zu Aufbewahrungsfristen. 2009 haben wir die elektronische Akte mithilfe des Systems ELDORADO eingeführt.

Ole Fischer: Daneben sind wir für die Archivierung im Sinne des Hamburgischen Archivgesetzes zuständig. Das Archivgesetz gibt die Richtlinien vor: Erfasst wird das historisch und rechtlich dauerhaft relevante Schriftgut. Die Akten durchlaufen vor der Archivierung einen Prozess der Bewertung. Nur ein kleiner Teil des Schriftguts wird dann auch dauerhaft aufbewahrt. Im Moment arbeiten wir unter anderem an der Rückführung der Akten aus dem Staatsarchiv. Dort ist ungefähr ein Kilometer Archivgut der Universität archiviert.

Warum ist es wichtig ein eigenes Archiv zu haben?

Ole Fischer: Es stärkt das Bewusstsein der eigenen Geschichte. Dafür brauchen wir ein eigenes Gedächtnis, das hier vor Ort alle Informationen bereithält. Es hat sich gezeigt, dass es wichtige Vorteile bringt, die Akten direkt im Haus zu haben. Das wird zum Beispiel relevant bei den Vorbereitungen zum Universitätsjubiläum 1919.

Dirk Schmidt: Wir haben den Vorteil, dass die Schriftgutverwaltung und die Archivierung unter dem Dach des Universitätsarchivs sind. Damit haben wir die Möglichkeit, den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments abzudecken. Wir können Standards definieren und schaffen damit die Voraussetzung, auch digitale Akten langfristig archivieren und erhalten zu können.

Was sind die Herausforderungen mit digitalem Schriftgut?

Ole Fischer: Grundsätzlich gilt: Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Form. Eine E-Mail kann genauso aktenrelevant sein, wie ein Brief, der bei mir eingeht. Die große Herausforderung liegt in der Vervielfältigung der Kommunikationsmittel, von E-Mails bis hin zum Social Media-Bereich und den Websites. Alle Informationsmittel müssen von uns erfasst werden und die Schwierigkeit besteht darin, diese Vielfalt einzufangen und archivisch abzubilden.

Wie können interessierte Personen das Archiv nutzen?

Ole Fischer: Unsere Arbeit geschieht nicht zum Selbstzweck. Wir möchten, dass die Unterlagen auch genutzt werden. Das Archiv soll ein Ort sein, an dem geforscht wird. Daher arbeiten wir unter anderem eng mit der Arbeitsstelle für Universitätsgeschichte zusammen. Es kommen auch Anfragen aus aller Welt, aber ich wünsche mir, dass noch mehr Nutzerinnen und Nutzer hier vor Ort Archivgut einsehen.

Was bedeutet die moderne Schriftgutverwaltung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?

Dirk Schmidt: Für alle Personen, die mit Akten zu tun haben, ist es wichtig im Hinterkopf zu haben, dass die Akten nicht ihnen selbst, sondern der Universität gehören und die Aufzeichnungen für alle Personen nachvollziehbar sein müssen. Nur dann haben wir eine transparente Verwaltung. Viele denken, dass es ausreicht, wenn sie das Ergebnis dokumentieren, zum Beispiel einen Vertrag. Das genügt aber nicht, weil sich damit die Entstehungsgeschichte eines Dokuments nicht nachvollziehen lässt. Dafür braucht es ein Bewusstsein. Die Sache ist aber komplizierter, denn gleichzeitig ist trotzdem nicht alles aktenrelevant. Genau dafür sind wir beratend für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität zuständig.

Wenn der Entstehungsprozess dokumentiert werden muss: Ich zeichne das Gespräch, das wir gerade führen, auch auf. Heißt das, dass ich Ihnen die Audiodatei zukommen lassen muss?

Dirk Schmidt: Genau, das ist richtig.

Ole Fischer: (schmunzelnd) Sie müssten uns die Audiodatei zumindest anbieten und wir entscheiden dann, ob die Archivwürdigkeit gegeben ist.