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Dirk Schmidt: Grund­sätz­lich teilt sich das Uni­ver­si­täts­ar­chiv in zwei Teile: den Ar­chiv­be­reich und den Re­gis­tra­tur­be­reich. Letz­te­rer küm­mert sich auch um das Thema Schrift­gut­ver­wal­tung, das im Grun­de alle Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter jeden Tag be­trifft. Hier geht es um die lau­fen­den Akten. Wir bie­ten Be­ra­tun­gen zu Ak­ten­hal­tung und Ak­ten­füh­rung an, ma­chen Schu­lun­gen und Work­shops und un­ter­stüt­zen bei Fra­gen zu Auf­be­wah­rungs­fris­ten. 2009 haben wir die elek­tro­ni­sche Akte mit­hil­fe des Sys­tems EL­DO­RA­DO ein­ge­führt.

Ole Fi­scher: Da­ne­ben sind wir für die Ar­chi­vie­rung im Sinne des Ham­bur­gi­schen Ar­chiv­ge­set­zes zu­stän­dig. Das Ar­chiv­ge­setz gibt die Richt­li­ni­en vor: Er­fasst wird das his­to­risch und recht­lich dau­er­haft re­le­van­te Schrift­gut. Die Akten durch­lau­fen vor der Ar­chi­vie­rung einen Pro­zess der Be­wer­tung. Nur ein klei­ner Teil des Schrift­guts wird dann auch dau­er­haft auf­be­wahrt. Im Mo­ment ar­bei­ten wir unter an­de­rem an der Rück­füh­rung der Akten aus dem Staats­ar­chiv. Dort ist un­ge­fähr ein Ki­lo­me­ter Ar­chiv­gut der Uni­ver­si­tät ar­chi­viert.

Warum ist es wich­tig ein ei­ge­nes Ar­chiv zu haben?

Ole Fi­scher: Es stärkt das Be­wusst­sein der ei­ge­nen Ge­schich­te. Dafür brau­chen wir ein ei­ge­nes Ge­dächt­nis, das hier vor Ort alle In­for­ma­tio­nen be­reit­hält. Es hat sich ge­zeigt, dass es wich­ti­ge Vor­tei­le bringt, die Akten di­rekt im Haus zu haben. Das wird zum Bei­spiel re­le­vant bei den Vor­be­rei­tun­gen zum Uni­ver­si­täts­ju­bi­lä­um 1919.

Dirk Schmidt: Wir haben den Vor­teil, dass die Schrift­gut­ver­wal­tung und die Ar­chi­vie­rung unter dem Dach des Uni­ver­si­täts­ar­chivs sind. Damit haben wir die Mög­lich­keit, den ge­sam­ten Le­bens­zy­klus eines Do­ku­ments ab­zu­de­cken. Wir kön­nen Stan­dards de­fi­nie­ren und schaf­fen damit die Vor­aus­set­zung, auch di­gi­ta­le Akten lang­fris­tig ar­chi­vie­ren und er­hal­ten zu kön­nen.

Was sind die Her­aus­for­de­run­gen mit di­gi­ta­lem Schrift­gut?

Ole Fi­scher: Grund­sätz­lich gilt: Ent­schei­dend ist der In­halt, nicht die Form. Eine E-​Mail kann ge­nau­so ak­ten­re­le­vant sein, wie ein Brief, der bei mir ein­geht. Die große Her­aus­for­de­rung liegt in der Ver­viel­fäl­ti­gung der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel, von E-​Mails bis hin zum So­ci­al Me­dia-​Be­reich und den Web­si­tes. Alle In­for­ma­ti­ons­mit­tel müs­sen von uns er­fasst wer­den und die Schwie­rig­keit be­steht darin, diese Viel­falt ein­zu­fan­gen und ar­chi­visch ab­zu­bil­den.

Wie kön­nen in­ter­es­sier­te Per­so­nen das Ar­chiv nut­zen?

Ole Fi­scher: Un­se­re Ar­beit ge­schieht nicht zum Selbst­zweck. Wir möch­ten, dass die Un­ter­la­gen auch ge­nutzt wer­den. Das Ar­chiv soll ein Ort sein, an dem ge­forscht wird. Daher ar­bei­ten wir unter an­de­rem eng mit der Ar­beits­stel­le für Uni­ver­si­täts­ge­schich­te zu­sam­men. Es kom­men auch An­fra­gen aus aller Welt, aber ich wün­sche mir, dass noch mehr Nut­ze­rin­nen und Nut­zer hier vor Ort Ar­chiv­gut ein­se­hen.

Was be­deu­tet die mo­der­ne Schrift­gut­ver­wal­tung für die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter?

Dirk Schmidt: Für alle Per­so­nen, die mit Akten zu tun haben, ist es wich­tig im Hin­ter­kopf zu haben, dass die Akten nicht ihnen selbst, son­dern der Uni­ver­si­tät ge­hö­ren und die Auf­zeich­nun­gen für alle Per­so­nen nach­voll­zieh­bar sein müs­sen. Nur dann haben wir eine trans­pa­ren­te Ver­wal­tung. Viele den­ken, dass es aus­reicht, wenn sie das Er­geb­nis do­ku­men­tie­ren, zum Bei­spiel einen Ver­trag. Das ge­nügt aber nicht, weil sich damit die Ent­ste­hungs­ge­schich­te eines Do­ku­ments nicht nach­voll­zie­hen lässt. Dafür braucht es ein Be­wusst­sein. Die Sache ist aber kom­pli­zier­ter, denn gleich­zei­tig ist trotz­dem nicht alles ak­ten­re­le­vant. Genau dafür sind wir be­ra­tend für alle Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter der Uni­ver­si­tät zu­stän­dig.

Wenn der Ent­ste­hungs­pro­zess do­ku­men­tiert wer­den muss: Ich zeich­ne das Ge­spräch, das wir ge­ra­de füh­ren, auch auf. Heißt das, dass ich Ihnen die Au­di­o­da­tei zu­kom­men las­sen muss?

Dirk Schmidt: Genau, das ist rich­tig.

Ole Fi­scher: (schmun­zelnd) Sie müss­ten uns die Au­di­o­da­tei zu­min­dest an­bie­ten und wir ent­schei­den dann, ob die Ar­chiv­wür­dig­keit ge­ge­ben ist.