Häufige Fragen (FAQs)

Finanzielles

Welche Alternativen gibt es zu einer Finanzierung über ein Stipendium?

Neben Stipendien können Werkverträge bzw. Honorarverträge oder Zuschüsse für Reise- und Aufenthaltskosten vergeben werden.

Bei einer längerdauernden Forschungsaufgabe sollte grundsätzlich ein Arbeitsvertrag ausgestellt werden, ebenso, wenn die Zweckbestimmung der Mittel dies präferiert vorsieht.

Stipendium und Qualifikation – wie hängt das zusammen?

Die nachzuweisende Qualifikation wird im Stipendienprogramm des jeweiligen Mittelgebers festgeschrieben. Für steuerfreie Stipendien gilt meistens, dass die Qualifikation den Rahmen für die Stipendienhöhe bildet.

Qualifikationsstufen ­– ab welchem Zeitpunkt gilt die Promotion als abgeschlossen?

Das Promotionsverfahren gliedert sind in drei Abschnitte: das Erbringen der Prüfungsleistungen, den Abschluss (das Bestehen der Prüfungsleistungen) und die Gradverleihung (die Aushändigung der Urkunde). Mit dem Abschluss ist die Aus- und Fortbildung im Rahmen der Promotion abgeschlossen und die Promovierenden haben ihre Befähigung zum wissenschaftlichen Arbeiten unter Beweis gestellt. Ein Forschungsstipendium bzw. PostDoc-Stipendium kann auf Grund der Befähigung zum wissenschaftlichen Arbeiten vergeben werden und ist nicht an die Gradverleihung gebunden.

Wie ergibt sich die Stipendienhöhe?

Stipendien dürfen einkommenssteuerrechtlich in der Höhe nur zur Deckung eines Sachbedarfs oder des Lebensunterhalts angesetzt werden, um steuerfrei zu bleiben. Den Rahmen dafür bildet die jeweilige Richtlinie, nach der das Stipendium vergeben wird.

Sofern keine anderslautenden Regelungen in Richtlinien des Mittelgebers vorliegen, finden für die Universität Hamburg die in der Anlage zum Leitfaden verwendeten Sätze Anwendung. Sie richten sich nach den aktuellen Vorgaben beim BAföG, bei der DFG sowie bei der AvH.

Wirkt sich die Erhöhung des BAföG-Satzes auch auf die Förderbeträge der Qualifizierungsstipendien aus?

Ja, der monatliche Förderbetrag der Qualifizierungsstipendien der UHH entspricht dem maximalen BAföG-Höchstsatz. Mit der Verkündigung des 29. BAföG-Änderungsgesetzes am 24. Juli 2024 im Bundesgesetzblatt ändert sich der BAföG-Förderungshöchstsatz und wird zum Wintersemester 24/25 von 934 € auf 992 € angehoben. Damit erhöht sich auch der monatliche Förderbetrag der Qualifizierungsstipendien der UHH ab dem 01.10.2024 auf 992 €.

Was muss hinsichtlich von Zuverdienst und Nebentätigkeit beachtet werden?

Zuverdienstgrenzen bemessen sich an den in den jeweiligen Richtlinien niedergelegten Vorgaben. Bei Überschreitung oder individuellen Konstellationen der Einkommensverhältnisse der stipendiengeförderten Personen können steuerliche oder sozialversicherungspflichtige Konsequenzen resultieren.

Auch Nebentätigkeiten können in Grenzen zulässig sein. Regelungen finden sich in den jeweiligen Richtlinien; sie können sowohl die Dauer als auch die Höhe der zusätzlichen beruflichen Tätigkeit betreffen.

Organisation

Wie sind Urlaub und Arbeitszeiten während eines Stipendiums geregelt?

Stipendiengeförderte Personen unterliegen nicht den Pflichten von Arbeitnehmenden (was z. B. Urlaubsansprüche und Anwesenheitspflichten betrifft), sondern den jeweiligen durch den Stipendiengeber oder durch die UHH-Richtlinie vorgegebenen Regelungen (z. B. zum Umgang mit Abwesenheiten aufgrund von Erkrankungen oder einer Unterbrechung aus familiären Gründen).

Wie ist die arbeitsrechtliche Stellung von stipendiengeförderten Personen?

Ein Stipendium begründet kein Arbeits- bzw. Dienstverhältnis und keine Zugehörigkeit zu einer Organisation.

Die Rechte und Pflichten von Arbeitnehmenden gelten nicht für stipendiengeförderte Personen. Stipendiengeförderte Personen dürfen während der Laufzeit des Stipendiums nicht zu Arbeiten verpflichtet werden, die mit dem Stipendienzweck nicht in Verbindung stehen.

Wie sieht es mit der Immatrikulation aus und wie hängt diese mit dem Stipendium zusammen?

Stipendiengeförderte Personen sind als solche nicht automatisch immatrikuliert. Sie können aber davon unabhängig immatrikuliert sein (zum Beispiel als Studierende oder Promovierende an der UHH). Einige Stipendienprogramme setzen eine Immatrikulation voraus.

Wie ist die Nutzung der IT-Services für stipendiengeförderte Personen der UHH geregelt?

Die Nutzung der IT-Infrastruktur ist nur nach Anmeldung über eine von der UHH bzw. vom Rechenzentrum der UHH vergebenen Kennung möglich.

Mitarbeitende und Studierende werden automatisch mit einer persönlichen UHH-Kennung versorgt. Sonstige Angehörige sowie ehemalige Angehörige der Universität müssen ihre personenbezogene Kennung jeweils gesondert beantragen.

Wie ist die Nutzung von Bibliotheken für stipendiengeförderte Personen der UHH geregelt?

Die Ausleihe von Büchern oder die Bestellung von Büchern in den Lesesälen ist nur mit einem Bibliotheksausweis möglich. Dies gilt auch für die Nutzung der Internet-PCs in den Bibliotheken und der Nutzung von E-Medien über Fernzugriff.

Gibt es eine Unterscheidung zwischen stipendiengeförderten Personen und Gastwissenschaftlerin oder Gastwissenschaftler?

Ein Stipendium beruht auf einer formal ausgesprochenen Förderung, die finanziell und /oder ideell sein kann. Es wird von den projektverantwortlichen Stellen vergeben.

Gastaufenthalte beruhen auf einer Vereinbarung zum Gastrecht, über deren Gewährung die jeweilige Organisationseinheit (i.d.R. die Dekanate der aufnehmenden Fakultäten) entscheiden. Die finanzielle Förderung von Gastaufenthalten wird über eine Vereinbarung der projektverantwortlichen Stellen vergeben.

Rechte und Pflichten

Wann gilt die UHH-Richtlinie zur Vergabe von Stipendien?

Die UHH-Richtlinie gilt für Stipendien, die über die UHH vergeben werden oder in Fällen, in denen keine eindeutigen Regelungen vorhanden sind. Andernfalls gelten die jeweiligen Richtlinien des zugrundeliegenden Stipendienprogramms.

Welche Auflagen und Pflichten gelten für stipendiengeförderte Personen?

Die Pflichten von stipendiengeförderten Personen leiten sich aus den jeweiligen Stipendienprogrammen oder -verträgen ab.

Gibt es allgemeine Regelungen hinsichtlich der Rechte an den Ergebnissen, die während eines Stipendiums entstehen?

Im Allgemeinen stehen die Rechte an den Ergebnissen den stipendiengeförderten Personen zu. Je nach Stipendienprogramm bzw. zugehörigem Stipendienvertrag können Auflagen hinsichtlich der Nutzungsrechte der Ergebnisse gelten.

Welche organisatorische Einbindung haben stipendiengeförderte Personen?

Stipendiengeförderte Personen sind keine Mitglieder der Universität Hamburg – außer sie sind an der Universität Hamburg immatrikuliert oder Promovierende. Die inhaltliche Anbindung erfolgt über die jeweilige Betreuungsperson.

Wer ist für die Ressourcennutzung zuständig?

Die Projektstelle bzw. die Betreuungsperson ist für die Definition der Ressourcennutzung zuständig. Es obliegt ihr zu beurteilen, ob ein Arbeitsplatz, Geräte und Verbrauchsmaterialien zur Verfügung gestellt werden müssen, damit das Vorhaben der stipendiengeförderten Person gut umgesetzt werden kann.

Versicherung und Steuern

Was müssen stipendiengeförderte Personen bei der Krankenversicherung beachten?

Die stipendiengeförderten Personen sind laut Richtlinie der Universität Hamburg zum Abschluss einer Krankenversicherung verpflichtet.

Wie sieht es mit den Sozialabgaben und der Sozialversicherungspflicht bei stipendiengeförderten Personen aus?

Ein Stipendium stellt kein Arbeitsentgelt im Sinne von § 14 Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) dar und ist somit auch nicht sozialversicherungspflichtig.

Mit dem Status als stipendiengeförderte Person ist keinerlei Versicherungsschutz verbunden.

Sind stipendiengeförderte Personen unfallversichert?

Dieses ist davon abhängig, ob die stipendiengeförderten Personen immatrikuliert sind. Immatrikulierte Studierende und Promovierende der Universität Hamburg sind gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 8 c SGB VII unfallversichert. Die zuständige Unfallversicherung ist die Unfallkasse Nord. Versichert sind Tätigkeiten, die im Rahmen des Studiums im inhaltlichen und organisatorischen Verantwortungsbereich der Hochschule stattfinden (z.B. Teilnahme an Laborpraktika, Pflichtvorlesungen, Kolloquien, Prüfungen, Tutorien, Sprachveranstaltungen, Besuch der Bibliotheken). Nicht versichert sind die Studierenden und Promovierenden jedoch, wenn es sich bei der Tätigkeit um die Arbeit an einer Abschlussarbeit handelt, da diese als eigenwirtschaftliche Tätigkeit gewertet wird.

Was gilt für Steuern, insbesondere der Einkommensteuerpflicht?

Stipendien oder Studienbeihilfen können einkommensteuerbare wiederkehrende Bezüge sein, steuerfrei ist ein Stipendium z. B., wenn die Anforderungen nach § 3 Nr. 44 EStG erfüllt sind. Es unterliegt in der Regel nicht dem Progressionsvorbehalt gemäß § 32 b EStG.

Wenn Stipendien der Förderung der Forschung dienen, sind sie oft steuerfrei.

Und wenn sie nach der Richtlinie der UHH vergeben werden und die sonstigen Einkünfte der stipendiengeförderten Personen unter den Regelsätzen liegen, kann davon ausgegangen werden, dass die Stipendien steuerfrei sind.

Die Entscheidung darüber obliegt aber dem Finanzamt und nicht der UHH. Eine verbindliche Entscheidung trifft in Zweifelsfällen das für die stipendiengeförderte Person zuständige Finanzamt - auch auf Anfrage der stipendiengeförderten Person.

Stipendienvergabe

Was ist eigentlich ein Stipendium formal?

Stipendien sind personenbezogene freiwillige Unterstützungsleistungen durch Dritte, die aus fremdnützigen oder ideellen Motiven vergeben werden und keine Gegenleistung erfordern.

Was ist der Zweck eines Stipendiums?

Stipendien sollen materielle und ideelle Unterstützung zur Förderung der Forschung oder zur Förderung der wissenschaftlichen oder künstlerischen Ausbildung oder Fortbildung bieten.

Was für Arten von Stipendien gibt es?

Stipendien nach Richtlinie der UHH umfassen Qualifizierungsstipendien zur Anfertigung von Bachelor- oder Masterarbeiten, Promotions- oder Habilitationsstipendien sowie Postdoc- oder Forschungsstipendien zur Förderung der Forschung, der wissenschaftlichen Karriereentwicklung oder der internationalen (Forschungs-) Zusammenarbeit.

Stipendien diverser Mittelgeber können darüber hinaus – je nach zugrundeliegender Richtlinie – auch für Sachkosten (wie Reisen und Kongresse) oder für Kosten der Aus- und Weiterbildung vergeben werden.

Warum wird eine Stipendienvereinbarung benötigt und was steht darin?

Grundlage der Förderung ist eine zivilrechtliche Vereinbarung zwischen der stipendiengeförderten Person und der Förderorganisation, in der sowohl materielle als auch ideelle Pflichten benannt sind.

Die Fördervereinbarung enthält in der Regel die persönlichen Daten der stipendiengeförderten Person wie Name, Anschrift, Geburtsdatum, Bankverbindung, zuständiges Finanzamt sowie Steueridentifikationsnummer, Angaben zu Art und Zweck der Förderung und zur Dauer und Höhe der Förderung. Darüber hinaus sind darin die Pflichten der stipendiengeförderten Person geregelt, Erläuterungen des steuerrechtlichen, sozialrechtlichen und arbeitsrechtlichen Status angeführt und Aufhebungs-/Kündigungsklauseln mit Hinweisen zur Rückzahlungsverpflichtung definiert.

Wie läuft die Vergabe von Stipendien ab?

Die Entscheidung über die Vergabe des Stipendiums liegt bei den stipendienvergebenden Stellen. Stipendien können durch einseitige Bewilligungsschreiben oder durch zweiseitige Verträge vergeben werden. In beiden Fällen sind die jeweils zuständigen Verwaltungseinheiten für die Ausfertigung und bei Verträgen für die rechtsverbindliche Unterzeichnung zuständig.