Erasmus-Sprachreisen für Universitätspersonal

Die Erasmus-Sprachreisen werden jährlich im November ausgeschrieben. Ihre Bewerbung auf einen Erasmus-Zuschuss für Ihre Sprachreise erfolgt über die Datenbank Mobility Online. Bitte geben Sie bei der Bewerbung ausschließlich Ihre UHH E-Mail-Adresse an (Bsp.: xxx@uni-hamburg.de). Ohne Eingabe der offiziellen UHH E-Mail-Adresse kann die Bewerbung nicht bearbeitet werden.

Das Online-Bewerbungsportal ist vom 1. bis 30. November freigeschaltet. Außerhalb dieser Zeiten ist keine Bewerbung möglich.

Zum Bewerbungsformular für eine Erasmus-Sprachreise

1. Bewerbung auf eine Erasmus- Sprachreise

• Online-Bewerbung und Registrierung in der Datenbank Mobility Online
• Vervollständigung der Personenstammdaten
• Upload der Bewerbungsunterlagen:
  • Motivationsschreiben
  • Lebenslauf (mit Angaben der erlernten Fremdsprachen und dem aktuellen Stand der Beherrschung)
  • Sprachkursangebot bzw. Dokumentation des Stands Ihrer Vorbereitung (z.B. durch eine entsprechende E-Mail des Sprachinstituts)

Ihre Bewerbung auf einen Erasmus-Zuschuss wird nun in einem Ausschussverfahren geprüft und bewertet.
Ist dieses abgeschlossen, erhalten Sie eine E-Mail, die Sie über die Annahme oder Ablehnung Ihrer Bewerbung informiert.

2. Vor Beginn der Sprachreise - Antragstellung

• Vervollständigung der Bankdaten, Angabe des zuständigen Finanzamtes
• Upload der Bestätigung über den genehmigten Bildungsurlaub
• Upload des ausgefüllten und von allen Parteien (Teilnehmer:in, Vorgesetzte:r, Sprachschule) unterzeichneten Mobility Agreements
• Ausfüllen des Fragebogens zu den Top-Ups „Green Travel“ und Realkosten über Mobility Online. Sofern Green Travel für Sie zutrifft, drucken Sie die Ehrenwörtliche Erklärung in Ihrem Workflow aus, unterschreiben diese und laden das Dokument anschließend unterschrieben wieder hoch.
• Ausdruck und Einsendung des unterschriebenen Grant Agreements im Original (wird in der Datenbank generiert)

Nach Unterzeichnung durch die Erasmus-Hochschulkoordinatorin wird das Grant Agreement in Ihrem Datensatz hochgeladen. Sobald alle Unterlagen vollständig in der Datenbank vorliegen, wird die erste Rate in Höhe von 80% ausgezahlt.

3. Nach Ende der Sprachreise

• Upload der ausgefüllten und von der Sprachschule unterschriebene Confirmation of Stay for Staff Training
• Übermittlung des EU-Surveys (den Link hierzu erhalten Sie nach Beendigung Ihres Aufenthalts)
• Upload des Erfahrungsberichts
• Vervollständigung der Angaben zu Ihrer Mobilität in Mobility Online zur Ausstellung der Teilnahmebescheinigung 

Sind alle Angaben vollständig und Dokumente in der Datenbank hochgeladen, lassen wir Ihnen die Teilnahmebescheinigung zukommen und weisen die 2. Rate Ihrer Förderung an.

Auswahlkriterien

Voraussetzung für die Teilnahme am Auswahlverfahren ist eine vollständige und fristgerecht eingereichte Bewerbung. Die Auswahl erfolgt nach folgenden Kriterien:

• Verwendung der Arbeitssprache im Arbeitsalltag
• Schlüssigkeit und Vorbereitung des Vorhabens
• Beitrag der Sprachreise zur Internationalisierung Ihres Arbeitsbereichs an der Universität Hamburg
• Anzahl der bereits absolvierten Erasmus-Sprachreisen (vorrangige Berücksichtigung von Mitarbeitenden, die zum ersten Mal eine Erasmus-Sprachreise absolvieren)
• Eine Förderung von Mitarbeitenden aus möglichst verschiedenen Bereichen wird angestrebt

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung.

Der Auswahlausschuss tagt etwa zwei Wochen nach Bewerbungsschluss. Die Entscheidungen werden den Bewerber:innen in der Regel innerhalb von zwei Wochen nach der Sitzung bekannt gegeben.

Worauf muss ich in meiner Bewerbung achten?

Aus Ihrer Bewerbung sollte hervorgehen, inwieweit Sie die Fremdsprache in Ihrem Arbeitsalltag verwenden. Schildern Sie uns in Ihrem Motivationsschreiben gerne konkrete Situationen, in denen Sie sprachlich an Ihre Grenzen geraten oder in welchen Bereichen Sie sich sprachlich verbessern möchten. Erläutern Sie uns ebenfalls, welche lokalen Angebote (z.B. Sprachenzentrum der UHH) Sie bereits genutzt haben und warum/wie Sie mit Ihrer Sprachreise zur Internationalisierung der UHH beitragen.

Was ist zum Thema Bildungsurlaub zu beachten?

Der Sprachkurs muss in Hamburg offiziell als Bildungsurlaub anerkannt sein. Damit der Kurs über das Erasmus+ Programm gefördert werden kann, muss es sich um eine Sprachenschule innerhalb des Erasmusraums handeln und es müssen mindestens 270 Minuten Unterricht täglich erfolgen. Bitte informieren Sie sich auf der Website Bildungsurlaub Hamburg über Sprachkurse, die als Bildungsurlaub in Hamburg anerkannt sind. Die Sprachreise wird von Ihnen selbst organisiert und über das Team Erasmus der UHH bewerben Sie sich auf die finanzielle Förderung dieser Bildungsreise.

Der Antrag auf Bildungsurlaub wird bei der Personalabteilung gestellt. Bitte informieren Sie sich bei der Personalabteilung darüber, wie viele Tage Bildungsurlaub Sie beantragen können, welche Unterlagen Sie einreichen müssen und welche Voraussetzungen für den Antrag auf Bildungsurlaub erfüllt sein müssen.

Programmvorgaben

• Anstellung an der Universität Hamburg
• Anspruch auf Bildungsurlaub für den Zeitraum der Sprachreise
• Aufenthaltsdauer: Mindestens 2 bis max. 10 aktive Aufenthaltstage (Arbeitstage) an der Sprachschule. Zusätzlich zu den Aufenthaltstagen können der An- und Abreisetag mit der Tagespauschale vergütet werden, sofern diese unmittelbar vor bzw. nach dem Kurs liegen.
• Grundsätzlich können nur Aufenthaltstage gefördert werden, an denen eine Aktivität im Sinne des Programms stattfindet.
• Die Sprachschule muss sich innerhalb des Erasmusraums befinden und der ausgewählte Kurs muss als Bildungsurlaub in Hamburg anerkannt sein.
• UK: Sprachreisen in das Vereinigte Königreich können aufgrund des Brexits nicht mehr durch Erasmus+ gefördert werden.

Aufenthaltskosten

Als Aufenthaltskosten werden Ihnen Tagespauschalen erstattet, die je nach Zielland variieren:

Fahrtkosten

Erstattet werden, je Aufenthalt (Hin- und Rückfahrt) und in Abhängigkeit von der Distanz, folgende Festbeträge pro Teinehmer:in:

Welche Fahrtkosten Ihnen erstattet werden, können Sie mit Hilfe des Distanzrechners ermitteln. Hierfür geben Sie bitte den Abfahrtsort und den Zielort ein, die Entfernung wird automatisch berechnet.

Green Erasmus: Sofern Sie umweltfreundlich reisen, d.h. für mindestens 50% der Strecke ein nachhaltiges Verkehrsmittel nutzen (Bahn, Bus, Mitfahrgelegenheit im Auto, Rad, zu Fuß), können Sie einen erhöhten Fahrtkostenzuschuss erhalten. Wenn sich Ihre Reise dadurch verlängert, können Ihnen max. 4 weitere Tage gefördert werden.

• Zusatz „teures Reisen“: Für Personen, die ein Green Travel Top-Up erhalten, besteht zudem die Möglichkeit einen Realkostenzuschuss für „teures Reisen“ zu beantragen. Dieser kann beantragt werden, wenn der Reisekostenzuschuss gemäß der Entfernungskategorie nicht min. 70 % der realen Reisekosten für nachhaltiges Reisen deckt. In diesem Fall können Teilnehmende 80 % der Realkosten für nachhaltiges Reisen erstattet bekommen.
• Der Antrag für „teures Reisen" muss von der antragstellenden Person begründet und von der nationalen Agentur genehmigt werden. Dies erfordert einen zeitlichen Vorlauf. Daher bitten wir Sie, die Belege min. einen Monat vor Ausreise an erasmus-staff"AT"uni-hamburg.de zu schicken.

Vorfinanzierung der Fahrt- und Aufenthaltskosten

Vorbehaltlich der Mittelfreigabe durch den DAAD erhalten Sie innerhalb von 30 Tagen nach Unterzeichnung des Grant Agreements (GA) durch beide Parteien (Teilnehmer:in und Erasmus-Hochschulkoordination) eine Vorfinanzierungszahlung in Höhe von 80% der Gesamtkosten. Die verbleibenden 20% Ihrer Fördersumme werden Ihnen nach Ihrer Rückkehr ausgezahlt, sobald Sie die erforderlichen Unterlagen eingereicht haben.

Stipendien für Fortbildungen im Rahmen des Erasmus-Programms sind steuerfrei, solange sie für die Erfüllung der Fortbildung erforderlich sind. Darüber hinausgehende bzw. nicht aufgewendete Förderbeträge sind durch Sie zu versteuern.

Realkostenantrag

Mitarbeitende mit einer Behinderung ab einem GdB 50, Mitarbeitende mit chronischen Erkrankungen und Mitarbeitende, die mit Kind reisen, können einen Realkostenantrag bis zu 15.000 EUR stellen, sofern sie erhebliche Mehrkosten im Gastland haben, die nicht durch andere Einrichtungen übernommen werden. Sofern eine der genannten Optionen für Sie zutrifft, wenden Sie sich bitte nach Auswahl Ihrer Bewerbung per E-Mail an erasmus.coordination@uni-hamburg.de, um das Antragsverfahren zu beginnen. Bitte beachten Sie, dass drei Monate vor Beginn der Mobilität eine detaillierte Kostenaufstellung und Antragsdokumente eingereicht werden müssen, die die Mehrkosten im Ausland belegen. Der Antrag wird vom DAAD geprüft und bewilligt.

Nachdem Sie sich erfolgreich für eine Erasmus-Sprachreise beworben haben, müssen Sie vor und nach Ihrem Auslandsaufenthalt verschiedene Formulare einreichen.

Erasmus im akademischen Jahr 2024/2025

Vor dem Aufenthalt

• Staff Mobility Agreement for Training (PDF)
• Bestätigung über den genehmigten Bildungsurlaub – erhalten Sie von Ihrer Personalabteilung
• Grant Agreement im Original – wird in der Datenbank generiert
• Allgemeine Bedingungen, Anhang II (PDF)

Nach dem Aufenthalt

• Confirmation of Stay for Staff Training (PDF)
• Online EU-Survey –  Link wird per E-Mail zugeschickt
• Erfahrungsbericht (DOC) - Leitfaden zum Erfahrungsbericht (PDF)