FAQs

Kontaktstudierende und Gasthörer*innen wenden sich bei Fragen zu den ePlattformen der UHH inklusive CommSy an das Team des „Kontaktstudium: Offenes Bildungsprogramm der Universität Hamburg“ (Support-E-Mail-Adresse: kst.zfw"AT"lists.uni-hamburg.de). Weiterführende Informationen und Kontaktdaten für persönliche Beratungsgespräche finden Sie auf der KSE-Webpräsenz.

Nach einer neu eingespielten Version von CommSy (üblicherweise auf unserer Startseite angekündigt) können technische Probleme auftreten, die sich jedoch in der Regel leicht beheben lassen. In den allermeisten Fällen müssen Sie lediglich ihren Cache leeren und CommSy-Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers löschen.
Die Anleitungen dazu finden Sie für die gebräuchlichsten Browser-Versionen jeweils auf den Herstellerseiten:

Erstellte Projekträume bleiben, sofern sie regelmäßig genutzt werden, unbegrenzt erhalten. Erfolgt ein Jahr lang keine Nutzung, so wird der Raum zunächst archiviert, worüber Sie als Raummoderator*in per E-Mail informiert werden. Erst nach einem weiteren Jahr der Nicht-Nutzung wird ein Raum gelöscht. Auch dazu erhalten Sie eine Mail 30 Tage vor dem automatischen Löschen und werden informiert, wie die Löschung gestoppt werden kann.

Wenn Sie nicht Mitarbeiter*in oder Studierende*r an der Universität Hamburg sind, können Sie von den Moderator*innen eines Raums eingeladen werden, eine Kennung zu erstellen. Bitte sprechen Sie Ihre Projektpartner*innen an, damit sie Sie einladen können. In allen anderen Fällen wenden Sie sich bitte per Kontaktformular an die Portalmoderation. Nachdem Sie eine Einladung erhalten haben, folgen Sie bitte dem Link der Mail, um ein Formular zu erreichen, in dem Sie Ihre Daten angeben und die Nutzungsbedingungen akzeptieren können - dann sind Sie erfolgreich in CommSy angemeldet und können unter „Alle Räume“, die Sie im Menü am oberen Bildschirmrand links erreichen, den gewünschten Raum suchen und ihm betreten.

Wenn Sie Ihre B-Kennung (Benutzerkennung bzw. „STiNE-Kennung“) für den Login verwenden, belassen Sie die Login-Quelle auf „Benutzerkennung der UHH“. Wenn Sie noch eine alte CommSy-Kennung verwenden, dann müssen Sie vor jedem Login die Quelle auf „Lokale Kennung“ umstellen.

Das Problem besteht weiterhin? Vielleicht ist das Passwort Ihrer B-Kennung zu lang? Das Passwort darf nicht länger als 20 Zeichen sein, um sich mit diesem erfolgreich in CommSy einloggen zu können. Besuchen Sie in dem Fall die Benutzerverwaltung, um Ihr Passwort zu ändern.

Besteht das Problem noch immer? Wenn Sie sich – trotz der richtigen Eingabe von Kennung, Passwort und Quelle – nicht einloggen können, empfielt es sich, dass Sie einmal den Cache Ihres Browsers leeren und das CommSy-Cookie löschen (s. Cache leeren und Cookies löschen). Sollte das nicht zum Ziel führen, aktualisieren Sie bitte Ihren Browser auf die neuste Version und starten Sie den Browser neu.

Wenn Sie sich trotzdem nicht einloggen können, kontaktieren Sie uns bitte über dieses Kontaktformular. Geben Sie hierbei Ihren Namen und Ihre Kennung an. Fügen Sie ggf. einen Screenshot hinzu. Nennen Sie aber bitte niemals Ihr Passwort! 

Sie sind dazu angehalten, die Benutzerkennung der Uni Hamburg für Ihren Login zu verwenden. Wenn Sie bisher eine andere (sogenannte lokale) Kennung auf CommSy verwendet haben, dann nutzen Sie bitte fortan die Benutzerkennung. Sie müssen sich mit dieser Kennung erneut für Ihre genutzten Räume anmelden.

Sollte Ihre Benutzerkennung von der Sperrung auf CommSy betroffen sein oder Sie über keine Benutzerkennung an der Uni Hamburg verfügen, nutzen Sie das Supportformular, um sich an die Portalmoderation zu wenden.

Solange Sie Mitglied an der UHH sind, können Sie sich jederzeit wieder mit Ihrer Benutzerkennung auf die CommSy-Portale der UHH einloggen. Es wird dann automatisch ein neuer Account für Sie angelegt.

Es kann allerdings sein, dass Sie den Zugriff zu Ihren Räumen wiederherstellen müssen.
Sie können bei der jeweiligen Raummoderation (bzw. Ihrer Lehrkraft) manuell eine Raumteilnahme an Räumen anfragen, die durch die Löschung Ihrer Daten auf dem CommSy-Portal entfallen sind.
Falls der Raum nicht mehr existiert, können Sie direkt bei der Lehrkraft nachfragen, ob Sie auf anderem Wege wieder Zugriff auf das Lehrmaterial erhalten dürfen.

Wenn Sie keine Benutzerkennung der UHH haben, haben Sie weiterhin die Möglichkeit, von einer Lehrkraft auf ein CommSy-Portal eingeladen zu werden. Sie erstellen dann mithilfe eines Einladungslinks über eine Email eine neue Kennung.

Wenn Sie sich nicht mehr an Ihre Kennung erinnern können, nutzen Sie die Schaltfläche „Kennung vergessen?“ unter dem Eingabefeld für die Kennung auf der CommSy-Startseite Ihres enstprechenden Portals. Sie werden direkt auf der Anmeldungsseite der UHH (Shibboleth) weitergeleitet. Nutzen Sie die Schaltfläche „Kennung vergessen?“ unter dem Eingabefeld für die Kennung. Geben Sie nach dem Klick auf die Schaltfläche Ihre E-Mail-Adresse an. Ihre unter dieser E-Mail-Adresse registrierten Kennungen werden Ihnen dann per E-Mail zugesendet.

Falls Sie wissen möchten, welche Kennungen unter Ihrer E-Mail-Adresse auf unserem Portal hinterlegt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anmelden“ auf der CommSy-Startseite Ihres entsprechenden Portals. Sie werden direkt auf der Anmeldungsseite der UHH (Shibboleth) weitergeleitet. Nutzen Sie die Schaltfläche „Kennung vergessen?“ unter dem Eingabefeld für die Kennung. Ihnen wird dann eine E-Mail mit allen Kennungen zugesendet, die unter dieser Adresse bekannt sind.

Loggen Sie sich mit der Kennung ein, die gelöscht werden soll. Wählen Sie nun auf der CommSy-Leiste oben rechts über Ihr Profilbild/ Ihre Initialen das Menü „Account“ aus.

Sie können hier wählen zwischen „Account sperren“ und „Account löschen“.

Account sperren: Ihre Beiträge bleiben erhalten, es sei denn, Sie löschen diese vor Sperrung des Accounts manuell. Ein gesperrter Account kann von der Portalmoderation wieder zugänglich gemacht werden.

Account löschen: Ihr Account und sämtliche Beiträge werden gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden! Bestätigen Sie den Vorgang durch die Eingabe, um Ihren Account endgültig zu löschen.

Sie können zwei Kennungen zu einer verbinden, falls Sie z.B. die Räume Ihrer alten CommSy-Kennung in Ihre B-Kennung importieren möchten.

1. Loggen Sie sich mit der Kennung ein, die Sie erhalten möchten (für UHH-Mitglieder empfehlen wir die B-Kennung).
2. Wählen Sie über Ihr Profilbild bzw. die Initialen oben rechts das Menü „Account“.
3. Auf der linken Seite finden Sie das Menü „Accounts verbinden“.
4. Geben Sie hier die Daten jener Kennung ein, die Sie aufgeben möchten: „Kennung“ und „Passwort“ sowie die „Authentifizierungsquelle". Sie geben dort also die Daten der Kennung ein, die Sie in die Kennung, mit der Sie derzeit eingeloggt sind, überführen möchten.
5. Nachdem Sie alles vollständig ausgefüllt haben, klicken Sie auf „Speichern“. Die Projekträume, in denen Sie mit der aufgelösten Kennung Mitglied waren, finden Sie jetzt zusammen mit den Projekträumen der aktuellen Kennung in einer gemeinsamen Liste.

Kennungen auf CommSy, die sehr lange inaktiv waren, werden nach einiger Zeit automatisch gesperrt und gelöscht. Diese Maßnahme der Deprovisionierung soll zum Schutz Ihrer Daten beitragen und schont die Serverkapazitäten. Betroffene Nutzer*innen erhalten 30 Tage vor der anstehenden Sperrung und 30 Tage vor der anstehenden Löschung einen entsprechenden Hinweis per E-Mail.

Wenn Sie die betreffende Kennung nicht mehr benötigen, brauchen Sie nichts weiter tun. Nach Ablauf der Frist wird die Kennung automatisch gelöscht.

Sollten Sie die Kennung noch benötigen, loggen Sie sich einfach innerhalb der angegebenen Frist bei CommSy ein. So reaktivieren Sie die Kennung und verhindern die automatische Löschung. Falls Sie sich nicht mehr an Ihr Passwort erinnern, finden Sie Hilfe unter: Passwort vergessen - was jetzt?.

Sofern Sie nicht über eine Benutzerkennung der Universität Hamburg verfügen, können Sie von der Raummoderation eines CommSy-Raumes auf die Plattform eingeladen werden. Dann wird Ihnen eine Einladungsmail geschickt, die einen Link zum Anmeldeformular enthält. In diesem geben Sie bitte Ihre Daten ein und stimmen der Benutzervereinbarung zu, um CommSy nutzen zu können. Damit sind Sie auf der CommSy-Plattform angemeldet. Um einen bestimmten Raum zu betreten, suchen Sie diesen bitte in der Liste aller Räume. Gegebenfalls ist ein Zugangscode notwendig, den Sie bitte bei Ihren Dozent*innen erfragen.

Es gibt zwei verschieden Arten von Kennungen:

1. Als Mitglied der UHH - Lehrende und Studierende (Kontakt-, ERASMUS-, Voll- und Teilzeitstudierende) - sollten Sie über eine Benutzerkennung (auch als B- oder STiNE-Kennung bekannt) verfügen. Diese können Sie in der Benutzerverwaltung des RRZ überprüfen und ggf. Ihr Passwort ändern. Mit dieser Kennung haben Sie vollen Zugriff auf die Plattformen und können auch eigene Projekträume erstellen.
2. Sofern Sie kein Mitglied der UHH sind, können Sie auf die Plattform eingeladen werden, um eine sogenannte Lokale Kennung zu erstellen. Mehr Informationen dazu finden Sie in der entsprechenden FAQ.

Der Name Ihrer Lokalen Kennung kann mit dem Ihrer Benutzerkennung übereinstimmen - hier besteht eine gewisse Verwechslungsgefahr. Wenn Sie unsicher sind, welche Kennungen unter Ihrer E-Mail-Adresse registriert sind, finden Sie unter „Kennung vergessen - was jetzt?“ Hilfe.

Um Projekträume betreten oder eröffnen zu können, benötigen Sie eine Kennung auf CommSy.

Die Authentifizierungsquelle ist auf „Benutzerkennung der UHH“ voreingestellt, damit Sie sich direkt mit Ihrer sog. B-Kennung einloggen können. Sollten Sie noch eine alte, nicht mittels B-Kennung eingerichteten CommSy-Kennung verwenden, stellen Sie bitte die Quelle um auf „Lokale Kennung“.

Wenn Sie nicht Mitarbeiter*in oder Studierende*r an der Universität Hamburg sind, können Sie von den Moderator*innen eines Raums eingeladen werden, eine Kennung zu erstellen. Bitte sprechen Sie Ihre Projektpartner*innen an, damit sie Sie einladen können. In allen anderen Fällen wenden Sie sich bitte per Kontaktformular an die Portalmoderation.

Auf jeder Seite finden Sie oben rechts (sofern Sie eingeloggt sind) Ihr Profilbild in der CommSy-Leiste; als Standardbild werden Ihre Initialen angezeigt. Über den Link „Account“ in diesem Drop-Down-Menü können Sie Ihre Accounteinstellungen öffnen. Auf der linken Seite finden Sie die Menüs „Persönliche Daten“, „Passwort ändern“, „Accounts verbinden“, „Benachrichtigungen“, „Zusatzfunktionen“ und „Account löschen“. Klicken Sie nach jeder Änderung in diesen Menüs auf den Button „Speichern“, damit die neuen Eingaben übernommen werden.

Ihr Raumprofil erreichen Sie nach betreten eines Raumes über die Rubrikleiste am linken Rand ganz unten. Dort befinden sich die Profileinstellungen. Sie können die Daten ändern, die in dem Raum für die anderen Teilnehmer*innen angezeigt werden, in dem Sie sich gerade befinden.

Auf jeder Seite finden Sie oben die CommSy-Leiste, über die Sie Ihre Accounteinstellungen öffnen können, indem Sie auf den Link mit Ihrem Namen klicken. Im Menü „Newsletter“ können Sie auswählen, ob Sie den CommSy-Newsletter gar nicht, wöchentlich oder täglich erhalten möchten. Bitte bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Speichern“.

Der Newsletter beinhaltet Informationen über sämtliche Veränderungen innerhalb der von Ihnen abonnierten Räume seit Ihrem letzten Besuch, z.B. über neue Raummitglieder, neue Material- oder Diskussionseinträge, neue Ankündigungen, Termine oder Aufgaben etc.

Wenn Sie als UHH-Mitglied Ihre B-Kennung benutzen, dann ändern Sie Ihr Passwort direkt auf der Seite der Benutzerverwaltung des RRZ unter: https://bv.uni-hamburg.de/.

Benutzen Sie eine lokale Kennung auf CommSy? Dann ändern Sie Ihr Passwort direkt auf CommSy.

Wenn Sie eingeloggt sind, finden Sie auf jeder Seite oben die CommSy-Leiste und in dieser rechts Ihr Profilbild (Standard sind Ihre Initialen). Führen Sie den Mauszeiger über diese Schaltfläche und wählen Sie die „Account“. Im linken Menü haben Sie nun die Möglichkeit unter „Passwort ändern“, dies zu tun. Geben Sie dafür hinter „Aktuelles Passwort“ ihr derzeitiges Passwort ein und hinter „Neues Passwort“ das Passwort, das Sie zukünftig verwenden möchten. Wiederholen Sie die Eingabe des neuen Passwortes in dem Textfeld darunter. Rechts neben Ihrer Eingabe wird Ihnen angezeigt, wie sicher Ihr neues Passwort ist.

Bestätigen Sie die Änderung mit dem Button „Speichern“ unten.

Bei Ihrem nächsten Login wird dann das neue Passwort abgefragt.

Wenn Sie sich nicht mehr an Ihr Passwort erinnern können, nutzen Sie die Schaltfläche „Passwort vergessen?“ unter dem Eingabefeld für das Passwort auf der CommSy-Startseite Ihres entsprechenden Portals. Sie werden direkt auf der Anmeldungsseite der UHH (Shibboleth) weitergeleitet. Nutzen Sie die Schaltfläche „Passwort vergessen?“ unter dem Eingabefeld für das Passwort. Sie erhalten dann eine E-Mail an die in Ihrem Account hinterlegte Adresse. Folgen Sie den Anweisungen, um Ihr Passwort zurückzusetzen.

Sie können Ihre personenbezogene Daten als PDF herunterladen und einsehen.

Um dort hinzugelangen, loggen Sie sich bei CommSy ein und gehen Sie mit der Cursor auf Ihren Profilbutton und wählen Sie im Drop-Down-Menü „Account“ aus.

Anschließend wählen Sie „Datenschutz“ von der Rubrik-Leiste aus. Darunter finden Sie die Option Ihre personenbezogene Daten als PDF anzeigen zulassen. Anschließend können Sie diese herunterladen.

Nach dem Einloggen finden Sie auf Ihrem Dashboard im Menüband oben die Schaltfläche „Alle Räume“. Dort können Sie im rechten Bildschirmbereich die „Liste einschränken“, indem Sie einen oder mehrere Ausdrücke aus dem Namen des gesuchten Raumes eingeben können; bei Bedarf – etwa bei allgemeinen Veranstaltungen wie einer „Einführung“ – ergänzen Sie am besten den Namen der Dozent*innen bzw. der Moderation.

Wenn Sie nun auf „Suchen“ klicken, erscheint links eine aktualisierte Trefferliste. Die einzelnen Einträge verfügen über einen „Mitgliedschaft beantragen“-Button. Durch einen Klick auf den Namen eines Raumes gelangen Sie zur Vistenkarte eines Raumes, auf der der Name der Raumoderation als Hyperlink erscheint, um Kontaktinformationen zu erhalten.

Wenn die Raummoderation keine Zugangsbeschränkung eingestellt hat, gelangen Sie damit umgehend in den Raum. In den meisten Fällen ist der Zutritt zu einem Projektraum jedoch reglementiert. Dafür kann die zwischen zwei Varianten gewählt werden; einer davon stehen Sie nun gegenüber:

Variante 1 – Freischaltung per Teilnahmegrund: Es erscheint ein Freitextfeld, in dem Sie bitte kurz Ihr Interesse an dem Raum erläutern (Teilnahmegrund). Anschließend müssen Sie die manuelle Freischaltung durch die Raummoderation abwarten; Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, sobald dies geschehen ist. Sollte Ihre Freischaltung nicht innerhalb einer angemessenen Frist erfolgt sein, empfiehlt es sich, die Raummoderation zu kontaktieren. Nutzen Sie bitte hierfür rechts neben dem Tür-Symbol unter „AnsprechpartnerInnen“ den Link „E-Mail senden“.

Variante 2 – Freischaltung per Teilnahmecode: Sie werden aufgefordert, einen Teilnahmecode einzugeben. Diesen erhalten Sie von der Raummoderation bzw. oder von der Person, die Sie auf den Raum hingewiesen hat. Nach Eingabe des korrekten Teilnahmecodes und einem Klick auf „Mitgliedschaft beantragen“ gelangen Sie nun direkt in den gewünschten Raum.

Um eine Raumteilnahme zu beenden, betreten Sie zunächst den Raum, aus dem Sie sich abmelden möchten. In der Rubrikleiste am linken Bildschirmrand haben Sie unten die Möglichkeit Ihr "Raumprofil" zu bearbeiten. Wählen Sie dieses Feld aus, so ändern sich links in der Rubrikleiste die Menüpunkte. Das unterste Symbol ist nun ein Papierkorb; in der Full-Screen-Darstellung erscheint dahinter zusätzlich „Teilnahme beenden“. Nach einem Klick auf diesen Button bieten sich Ihnen zwei Optionen:

Option 1 – „Raummitgliedschaft sperren“: Wenn Sie Ihre Raummitgliedschaft beenden, aber für die anderen Raummitglieder Ihre Einträge mit namentlicher Kennzeichnung bewahren möchten, dann wählen Sie bitte die obere Option „Raummitgliedschaft sperren“. Tippen Sie hierfür das Wort „LOCK“ in das Freitextfeld und klicken Sie auf „Bestätigen“.

Option 2 – „Raummitgliedschaft löschen“: Wenn Sie Ihre Einträge in anonymisierter Form erhalten sehen möchten, dann wählen Sie bitte „Raummitgliedschaft löschen“. Tippen Sie hierfür das Wort „LÖSCHEN“ in das Freitextfeld und klicken Sie auf „Bestätigen“.

Projekträume können erst betreten werden, wenn Sie mit Ihrer Kennung eingeloggt sind. Sie erkennen, dass der Login erfolgreich war, wenn Sie oben rechts in der CommSy-Leiste die Schaltfläche mir Ihrem Profilbild bzw. Ihren Initialen sehen.

Falls Sie den gewünschten Raum nicht betreten können, obwohl Sie überprüft haben, dass Sie eingeloggt sind, ist der Teilnahmecode möglicherweise nicht korrekt. Schreiben Sie in diesem Fall bitte dem bzw. der Raummoderator*in eine E-Mail mit der Bitte um den Teilnahmecode.

Jedes Raummitglied kann innerhalb eines Projektraumes einen Gruppenraum einrichten, sofern die Rubrik durch die Moderation aktiviert wurde. Bevor jedoch ein Gruppenraum eröffnet werden kann, muss zunächst eine neue Gruppe erstellt werden. Dafür klicken Sie im Projektraum links im Rubrikleiste auf „Gruppen“ und dann im Aktionsmenü oben rechts auf „Neuer Eintrag“. Es erscheint nun ein Editorfenster. Überschreiben Sie hier im Freitextfeld den Ausdruck „Titel eingeben“ mit einem von Ihnen frei wählbaren Namen für die Gruppe. Entscheiden Sie, ob der Raum auch von anderen „bearbeitbar“ sein soll oder nicht. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Sie können nun optional eine „Beschreibung“ zur Gruppe eingeben; klicken Sie hierfür im gleichnamigen Bereich rechts auf das Bearbeiten-Symbol.

Um nun für die neu erstellte Gruppe auch einen „Gruppenraum“ zu eröffnen, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol rechts im gleichnamigen Bereich. Setzen Sie dann das Häkchen bei „Gruppenraum aktivieren“. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“ - der Gruppenraum wird nun erstellt. Mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol im Bereich „Gruppenraum“ können Sie nun den Gruppenraum betreten.

Damit haben Sie einen Raum im Raum eröffnet, der genauso funktioniert wie der Projekt- bzw. Hauptraum – bspw. im Hinblick auf Festlegung der Teilnahmeüberprüfung.

1. Treten Sie der Gruppe zunächst als Mitglied bei. Klicken Sie dafür im Projektraum links in der Rubrikleiste auf „Gruppen“. Wählen Sie die Gruppe aus, der Sie beitreten möchten, und wählen Sie über das Aktionsmenü oben rechts „Beitreten“.
2. Sofern ein Gruppenraum für diese Gruppe aktiviert ist, sehen Sie nun weiter unten ein Pfeilsymbol, über das Sie den Raum betreten können. Sollte die Moderation eingestellt haben, dass keine Überprüfung erfolgen soll, erhalten Sie direkt Zutritt. In der Regel jedoch müssen Sie wie bei den Haupträumen auch – je nach Einstellung – entweder einen Teilnahmecode oder einen Teilnahmegrund angeben (s. hierzu auch Wie finde und betrete ich einen bestehenden Projektraum?). 
3. Sind Sie so einmal einer Gruppe beigetreten, können Sie den Gruppenraum jederzeit betreten. Innerhalb des Gruppenraumes entsprechen alle Funktionen denen des Hauptraumes. Über den Krümelpfad oben gelangen Sie zurück zum Projektraum. Wenn Sie die Gruppe und den Raum dauerhaft verlassen wollen, tun Sie dies über das Aktionsmenü oben rechts im Gruppeneintrag (innerhalb des Projektraums).

Mit dem CommSy-Update auf die Version 10.0.12 wurde eine neue Funktion eingeführt, welche die Anbindung von STiNE an CommSy ermöglicht.
Wenn also ein neuer Raum in Ihrer Liste ist, wurden Sie vermutlich von Ihrer Lehrperson in den Raum eingetragen. Sie müssen sich dementsprechend nicht selbst in dem Raum anmelden.

Die Anmeldung zu einem CommSy-Raum erfolgt automatisch, sobald Studierende zu einer Lehrveranstaltung auf STiNE zugelassen werden – vorausgesetzt die Dozentin oder der Dozent hat die Teilnehmenden-Übernahme aus STiNE mittels der CommSy-Funktion „Raum-Kennzeichnung“ aktiviert. Entscheiden Sie sich kurzfristig dazu, nicht mehr an der Veranstaltung teilzunehmen, können Sie sich manuell vom CommSy-Raum abmelden. Wie das funktioniert, finden Sie auf unsere FAQ „Wie kann ich die Teilnahme an einem Raum wieder beenden?“.

Sofern Sie Ihren CommSy-Raum mit Ihrer STiNE-Lehrveranstaltung gekoppelt haben, werden alle Studierende der STiNE-Lehrveranstaltung automatisch in Ihren CommSy-Raum eingetragen.

Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sich die Studierenden zuvor auf CommSy registriert haben müssen. Sollte es sich bei Ihrer Lehrveranstaltung um eine Erstsemester-Veranstaltung handeln, so informieren Sie die Studiereden, sich bei CommSy zu registrieren. 

Möchten Sie ein hochgeladenes Dokument wieder löschen, dann rufen Sie den Eintrag, den Sie bearbeiten wollen, zunächst über die Rubrik per Klick auf den Titel auf. In dem nun geöffneten Fenster finden Sie unter „Dateien“ alle in diesem Eintrag hochgeladenen Dateien aufgelistet. Rechts neben „Dateien“ finden Sie den Button zum Bearbeiten, der sichtbar wird, wenn Sie Ihre Maus dorthin bewegen. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol. Dann können Sie in der Liste der angehängten Dateien die Häkchen vor denjenigen Dateien entfernen, die gelöscht werden sollen, und den Eintrag abspeichern.

In einen CommSy-Raum können Sie prinzipiell beliebig viele Dateien hochladen. Die einzelne Datei darf jedoch nicht größer als 500 MB sein. Größere Video-Dateien können auf Lecture2Go hochgeladen und in einem Materialeintrag auf CommSy integriert werden. 

Das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Einträgen funktioniert in allen Rubriken nach dem gleichen Prinzip:

Wenn Sie Ihren Raum betreten haben, sehen Sie eine Übersicht über den Projektraum. Möchten Sie nun einen Eintrag hinzufügen, so betreten Sie über die Rubrikleiste links die gewünschte Rubrik, z.B. „Materialien“. In jeder Rubrik können Sie nun über „Aktion auswählen“ oben rechts „Neuer Eintrag“ wählen.

Nachdem Sie zunächst den Titel abgespeichert haben, können Sie weitere Schritte vornehmen, etwa die Beschreibung ändern oder Dateien anhängen. Abhängig von der Rubrik, in welcher Sie den Eintrag anlegen, gibt es diverse zusätzliche Funktionen und Eingabemöglichkeiten. Legen Sie einen neuen Eintrag bei „Materialien“ an, so haben Sie z. B. die Möglichkeit bibliographische Angaben einzugeben.

Möchten Sie einen Eintrag bearbeiten, so klicken Sie einfach auf die Rubrik des Eintrags, z.B. „Materialien“ und wählen dann den gewünschten Eintrag aus. Rechts neben dem Titel, der Beschreibung etc. taucht ein Bearbeitungsicon auf, wenn Sie Ihre Maus dorthin bewegen. Bitte vergessen Sie nach der Bearbeitung nicht, Ihre Änderungen abzuspeichern.

Zum Löschen eines Eintrags klicken Sie auf den gewünschten Eintrag und danach oben rechts auf „Aktion auswählen“ --> „Löschen“. Nun öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie noch einmal bestätigen müssen, dass Sie den ausgewählten Eintrag wirklich löschen möchten.

Erstellen Sie einen neuen Materialeintrag, indem Sie in Ihrem Raum die Rubrik „Materialien“ auswählen. Wählen Sie nun „Aktion auswählen“ oben rechts und klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuer Eintrag“. Nun können Sie den Titel des neuen Materialeintrags angeben. Speichern Sie danach zunächst den Titel ab, bevor Sie weitere Bearbeitungsschritte vornehmen können. Rechts am Rand finden Sie den Button „Bearbeiten“ neben dem jeweiligen Eintragsteil, den Sie bearbeiten möchten, etwa den Text unter „Beschreibung“. Um Dateien anzufügen, bearbeiten Sie den Abschnitt „Dateien“. Hier können Sie die Dateien per Drag&Drop direkt von Ihrem Computer einfügen oder wie gewohnt über den Dateiauswahldialog suchen. Bitte vergessen Sie nicht, Ihre nun hochgeladenen Dateien mit dem Button „Speichern“ zu sichern und damit zu veröffentlichen.

Sie können auf diesem Wege auch nachträglich noch Dateien an einen Ihrer bereits bestehenden Materialeinträge anhängen. 

Es ist möglich, Materialien nur für den/die Ersteller*in bearbeitbar zu machen. Hierfür öffnen Sie den Eintrag und bewegen Sie Ihre Maus an den rechten Rand der Titelzeile, um das Bearbeitungsicon sichtbar zu machen und anzuklicken. Dann setzen Sie ein Häkchen bei der Option „Nur von ErstellerIn bearbeitbar“. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Rufen Sie den Eintrag auf und öffnen Sie das Editiermenü der „Beschreibung“ über den Feld „Bearbeiten“ rechts. In diesem Editor befindet sich u.a. nun das Bildsymbol „Bild einfügen“. Sie können hier entweder eine bereits angehängte Bilddatei auswählen oder eine Datei von Ihrem Rechner auswählen. Wichtig: Danach auf den Button „Hochladen“ klicken, somit wird die URL-Zeile automatisch vervollständigt. Sie können an dieser Stelle ggf. auch eine Skalierung vornehmen. Nach dem Klick auf „OK“ sehen Sie das eingebettete Bild und können es an eine beliebige Textstelle ziehen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, um Einträge thematisch zu gruppieren. Diese können jeweils einzeln oder in Kombination und sowohl innerhalb einer Rubrik als auch rubrikübergreifend angewendet werden:

Option 1 – „Zuordnungen“: Bei Einträgen, die in einem thematischen Bezug zueinander stehen, empfiehlt es sich, diese einander zuzuordnen. Ihnen werden dann auf der Seite eines Eintrags alle zugeordneten Einträge angezeigt, und Sie können unmittelbar auf diese zugreifen.

Möchten Sie Einträge einander zuordnen, wählen Sie einfach einen der Einträge aus und öffnen Sie unter „Zuordnungen“ die Bearbeitungsansicht. Hier können Sie nach Einträgen suchen oder zuletzt bearbeitete Einträge einsehen. Markieren Sie diejenigen Einträge, die Sie dem aktuell geöffneten Eintrag zuordnen möchten, mit einem Häkchen und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button „Einträge zuordnen“ am Ende der Liste.

Um die zugeordneten Einträge zu sehen, müssen Sie das Menü „Zuordnungen“ rechts über den Pfeil ausklappen.

Option 2 – „Schlagwörter“: Lassen sich mehrere Einträge unter einem Begriff zusammenfassen, trägt es wesentlich zur Übersichtlichkeit innerhalb des Raumes bei, wenn diese Einträge mit Schlagwörtern versehen werden. So können Sie sich leicht einen Überblick über alle Einträge mit bestimmten formalen oder inhaltlichen Gemeinsamkeiten verschaffen.

Möchten Sie einem Eintrag Schlagwörter zuordnen, so finden Sie diese ebenfalls im Bereich „Zuordnungen“ direkt im Eintrag (dritter Reiter „Schlagwörter“). Hier können Sie bereits bestehende Schlagwörter per Häkchen auswählen bzw. aus dem Eintrag entfernen oder neue Schlagwörter hinzufügen. Speichern Sie die Änderungen danach ab.

Wenn Sie nun in eine Rubrikansicht oder zur Einstiegsseite Ihres Raumes navigieren, finden Sie rechts am Rand eine Liste mit Schlagwörtern, über die Sie nun schnell zu dem gewünschten Eintrag und ggf. zu weiteren mit dem Schlagwort versehenen Einträgen gelangen.

Rufen Sie die Rubrik auf, aus der Sie Einträge kopieren möchten, und öffnen Sie das Aktionsmenü „Aktion auswählen“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Auswählen“. Nun können Sie diejenigen Einträge links mit einem Häkchen markieren, die kopiert werden sollen. Klicken Sie danach auf „Aktion ausführen“.

Nun finden Sie die Kopien in der CommSy-Leiste unter „Meine Auswahl“ ganz oben rechts auf jeder Seite. Wechseln Sie zu dem Raum, in den Sie die kopierten Einträge einfügen wollen und öffnen Sie das Menü „Meine Auswahl“. Dort wählen Sie die Aktion „Einfügen in...“, wählen den Eintrag aus und und klicken wieder auf „Aktion ausführen“.

Möchten Sie einen Termin erstellen, der sich in regelmäßig wiederholt, empfiehlt sich das Anlegen eines Serientermins, sodass Sie nicht jeden Termin einzeln eintragen müssen. Wenn Sie einen neuen Termin erstellen (s. Wie erstelle, bearbeite und lösche ich Einträge?), geben Sie zunächst alle erforderlichen Daten des ersten Termins der Serie ein, wie Sie es auch bei einem Einzeltermin täten. „Beginn“ und „Ende“ beziehen sich nicht auf die Daten des ersten und des letzten Termins, sondern auf Beginn und Ende des allerersten Termins der Serie! Die notwendigen Informationen für die automatische Wiederholung des Termins werden erst später eingetragen (s.u.).

Beispiel: Ab einschließlich Montag, den 1. April 2018 haben Sie jeden Montag von 12:00 bis 13:00 Uhr das Seminar ABC in Raum 1234. Geben Sie dann als Titel „Seminar ABC“ ein, als Beginn geben Sie „01.04.2018“ und „12:00“ ein und als Ende geben Sie „01.04.2018“ und „13:00“ ein. 

Unter diesen Eingabefeldern finden Sie das Drop-Down-Menü „Serientermin“. Hier können Sie auswählen, in welchem Abstand der Termin wiederholt werden soll. Dabei stehen wöchentliche, monatliche oder jährliche Wiederholungen zur Verfügung, wobei Sie die Frequenz und den Wochentag auswählen können (z.B. jeden dritten Montag). Die Auswahl „jede 1. Woche“ meint, dass der Termin in jeder Woche wiederholt wird.

Sie können außerdem wie gewohnt im Bereich „Beschreibung“ ggf. Text eingeben und unter „Dateien“ Dokumente hochladen.

Wenn Sie eine bestimmte Farbe einem Termin zuordnen möchten, müssen Sie in der rechten Spalte unter „Liste einschränken“ auf das Bearbeiten-Symbol neben der Beschreibung „Kalender“ klicken. Nun können Sie zunächst der bestimmten Farbe einen Titel geben und anschließend die gewünschte Farbe auswählen. Speichern Sie den Vorgang, indem Sie auf „Neuen Kalender anlegen“ klicken.

Eine Datei, die Sie auf CommSy für andere lesbar zugänglich machen, kann grundsätzlich auch von den Raumteilnehmenden heruntergeladen werden. Ggf. bestehen Möglichkeiten des Schutzes durch das Programm, mit dem das Dokument erstellt wurde (s.u.). Aber auch dann gilt: Nimmt ein/e Benutzer*in beispielsweise Screenshots von den Seiten, so kann der-/diejenige diese Screenshots speichern, welche Ihr Dokument abbilden.

Download: Möglicherweise können Sie die Datei unabhängig von CommSy mit einem Speicherschutz versehen. Bitte überprüfen Sie hierfür die Möglichkeiten, die das Programm bietet, mit welchem Sie die Datei erstellt haben.

Drucken: Um zu verhindern, dass Ihr Dokument gedruckt wird, müssen Sie das Dokument selbst mit einem Schutz versehen. Wie und ob dies möglich ist, hängt von Programm zu Programm ab. Möchten Sie PDFs schützen, können Sie dieser Anleitung folgen:

Öffnen Sie das Dokument mit Adobe. Klicken Sie in der Menüleiste unter „Datei“ auf „Eigenschaften“. Nun öffnet sich ein neues Menüfenster. Klicken Sie in diesem Menüfenster auf den Reiter „Sicherheit“. Wählen Sie hier unter Sicherheitssystem z.B. Kennwortschutz aus. Rechts daneben unter „Einstellungen“ können Sie das Passwort festlegen. Aktivieren Sie das Kästchen „Einschränkung für Bearbeitung und Drucken des Dokuments. Kennwort zum Ändern dieser Berechtigungseinstellung erforderlich“. Geben Sie nun ein Passwort ein und vergewissern Sie sich, dass unter „Zulässiges Drucken“ „Nicht zulässig“ ausgewählt ist. Klicken Sie nun auf OK und speichern das Dokument ab. Wenn Sie dieses nun in CommSy hochladen, kann das Dokument nicht ohne Passwort gedruckt werden.

Begeben Sie sich in den Raum, in welchem sich der gewünschte Inhalt befindet. Rufen Sie nun den Eintrag auf. Die Abschnitte oder Diskussionsbeiträge sind unterhalb des Initialeintrags als Links aufgelistet. Klicken Sie auf den Link zum Abschnitt oder Beitrag, auf den Sie verlinken möchten. Sie werden nun automatisch zur gewünschten Stelle geleitet. Kopieren Sie nun die URL oben aus der Adresszeile des Browsers. Diesen Link können Sie weitergeben, er verlinkt gezielt auf den jeweiligen Abschnitt.

Das RRZ-Team hat die Maximalgröße beim Datei-Upload auf 500MB gesetzt, um sicherzustellen, dass die Studierenden das Material an ihren verschiendenen Geräten verarbeiten könnnen. CommSy verfügt über keinen integrierten Streaming-Dienst, sodass Video- und Tondateien komplett heruntergeladen werden müssen, um sie abzuspielen. 

Um das "Gendersternchen" zu verwenden, setzen Sie im Editor bitte einen Backslash („\*“) vor dem „*“.

Dieses Zeichen wird in der Textansicht nicht angezeigt. Zum Beispiel wird aus „Professor\*innen“ in der Ansicht „Professor*innen“ im finalen Text.

Einträge, die sich in „Meine Ablage“ befinden, können für andere Nutzer*innen der Plattform freigegeben werden. Im Bearbeiten-Feld (neben dem Titel) des Eintrags gibt es dafür die Option „Zusätzliche Freigaben“, wo die Kennung (meist Benutzerkennung der UHH) der Person eingetragen werden kann, die Zugriff auf den Eintrag erhalten soll. Dieser Eintrag erscheint dann auf Ihrem eigenen Dashboard unten rechts bei „Von mir freigegebene Einträge“ sowie bei der anderen Person im selben Bereich unter „Andere freigegebene Einträge“.

Tipp: Nutzen Sie die Funktion für den unkomplizierten Austausch von Dateien unter Kommiliton*innen oder Kolleg*innen.

Als CommSy-Nutzer*in mit B-Kennung der UHH können Sie jederzeit einen neuen Projektraum eröffnen. Klicken Sie hierfür zunächst auf dem Dashboard in der Schaltfläche „Räume“ auf „Neuen Raum anlegen“. Nun öffnet sich ein Formular, in dem Sie bitte zunächst „Projektraum“ anhaken. Erst dann öffnen sich die weiteren verschiedenen Zuordnungsoptionen. Benennen Sie des Weiteren hier Ihren Raum und nehmen weitere allgemeine Einstellungen vor. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“. Wir empfehlen Ihnen dringend, bei Räumen zu Lehrveranstaltungen auch das jeweilige Semester im Titel anzugeben, bspw. „Einführung in die Literaturwissenschaft (WS 2023/24)“, damit gerade bei wiederkehrenden Kurstypen die Studierenden dem richtigen Raum beitreten.

Legen Sie unter „Sprache“ fest, ob die Benutzeroberfläche des Raums auf Deutsch oder Englisch angezeigt werden soll. Die weiteren Angaben sind optional. Sie dienen in erster Linie zur besseren Orientierung der Nutzenden. Wir empfehlen, in jedem Fall eine Angabe zu den Punkten „Semester“ und „Beschreibung“ zu machen.

Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Einstellungen speichern“ am Ende der Seite. Der Projektraum wird nun eingerichtet und geöffnet. Sie sind Moderator*in des Raumes und können anfangen mit diesem zu arbeiten, z.B. Materialien hochladen, Teilnehmende zulassen, Raumeinstellungen bearbeiten und vieles mehr.

Um einen Projektraum zu löschen, gehen Sie bitte in den Raum, den Sie löschen möchten. Mit einem Klick auf das Feld „Einstellungen“ mit dem Werkzeugsymbol links auf der Rubrik-Leiste gelangen Sie in die Raumeinstellungen.
Unter dem untersten Reiter „Erweiterungen“ im nun erschienenen Menü finden Sie den rot umrandeten Button „Löschen“. Tragen Sie das Wort „LÖSCHEN“ in das Freitextfeld ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf den Button „Löschen“.

Betreten Sie den Raum, für den Sie einen Teilnahmecode einrichten möchten. Mit einem Klick auf den Punkt „Einstellungen“ unten links in der Rubrikleiste gelangen Sie in die „Raumeinstellungen“. Im ersten Reiter „Allgemein" finden Sie unter der ersten Überschrift „Grundeinstellungen“ die Option „Teilnahmeüberprüfung“. Diese ist standardisiert auf „Immer“ gestellt.

Möchten Sie nicht jede einzelne Teilnahmeanfrage manuell beantworten, so wählen Sie die Option „Code“ aus und geben in das Textfeld daneben den gewünschten, frei wählbaren Code ein.

Bestätigen Sie Ihre Änderung mit „Speichern“ am Ende der Seite.

Nutzer*innen, die eine Teilnahme beantragt haben, bevor Sie die Teilnahmeüberprüfung von der Standardeinstellung auf „Code“ umgestellt haben, müssen noch manuell von Ihnen freigeschaltet werden. Siehe dazu auch: Wie ändere ich den Status von Raummitgliedern?

Teilnehmende in Beantragung finden Sie in Ihrem Raum in der Rubrik „Personen“.

Über der Liste sehen Sie einen rot hinterlegten Hinweis, ob und wie viele Personen derzeit in Beantragung sind. Folgen Sie dem Link „Kennungen anzeigen“, um nur diejenigen Personen zu sehen, die noch auf Freischaltung warten. Nach dem Klick auf den Link sehen Sie einzelne Personeneinträge jeweils mit der grünen Schaltfläche „Freischalten“ (oder rot „Ablehnen“) rechts.

Sie können auch gleich mehrere Teilnehmende freischalten, indem Sie im Aktionsmenü „Personen verwalten“ oben rechts „Kennung(en) freischalten“ wählen, mehrere/alle Kennungen mit einem Häkchen markieren und dann auf die graue Schaltfläche „Aktion ausführen“ klicken.

Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass sie im darauffolgenden Fenster das Feld „Status ändern“ bestätigen, um die Aktion auch wirklich durchzuführen. An dieser Stelle können Sie auch festlegen, ob die Nutzenden per E-Mail darüber informiert werden sollen (wir empfehlen „Ja“).

Wenn Sie einen Raum neu erstellt haben (Button „Neuer Raum“ in „Alle Räume“), kann dieser standardmäßig nur nach manueller Freischaltung jeder einzelnen Kennung durch Sie als Raummoderation betreten werden. Jede*r, der/die Ihren Raum betreten möchte und dafür auf das Türsymbol klickt, muss zunächst eine Teilnahmeanfrage stellen. Diese wird dann an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse weitergeleitet. Nun können Sie entscheiden, ob Sie die Person mit dem Link aus Ihrer E-Mail freischalten möchten, oder lieber nicht.

Wenn es Ihnen zu umständlich ist, jede Person, der Sie den Zutritt zu Ihrem Raum gewähren möchten, einzeln freizuschalten, können Sie einen Teilnahmecode einrichten. Dieser Teilnahmecode funktioniert wie ein Passwort, mit dem jede/r Nutzer*in, der/die den Code kennt, den Raum ohne weitere Maßnahmen Ihrerseits betreten kann. Siehe dazu: Wie richte ich einen Teilnahmecode für meinen Raum ein?

Gehen Sie in den Raum, in dem Sie den Status einer Nutzer*in ändern möchten und klicken Sie auf die Rubrik „Personen“. Hier können Sie dann den Status einer oder mehrerer Personen ändern, indem Sie aus dem Drop-Down-Menü „Aktion auswählen“ den gewünschten Status wählen und auf das Kästchen links des betreffenden Namens klicken. Bestätigen Sie die dies mit „Aktion ausführen“.

Betreten Sie den Raum, dessen Namen Sie ändern möchten, und gehen Sie in die „Einstellungen“, welche Sie über das Werkzeugsymbol unten links in der dunkelgrauen Rubrikleiste des Raumes finden.

Unter dem ersten Reiter „Allgemein“ finden Sie unter der ersten Überschrift „Grundeinstellungen“ das Feld „Titel“.

Hier können Sie nun einen neuen Raumnamen eingeben. Ihre Änderung bestätigen Sie mit dem Button „Speichern“ am Ende der Seite.

Gehen Sie in den Raum, den Sie archivieren möchten. Mit einem Klick auf das Werkzeugsymbol unten links auf der dunkelgrauen Rubrikleiste gelangen Sie in die Einstellungen. Unter dem dritten Reiter „Weiteres“ finden Sie unter der fünften Überschrift „Raum Archivieren“ den Punkt „Archiviert“. Wenn Sie Ihren Projektraum archivieren möchten, wählen Sie hier die Option „Archiviert“ aus und bestätigen Sie Ihre Wahl anschließend mit dem Button „Speichern“ am Ende der Seite.

Möchten Sie einen archivierten Raum wieder eröffnen, dann gehen Sie zunächst genauso wie bei der Archivierung vor. Siehe auch: Wie kann ich einen Raum archivieren?

Gehen Sie in den Raum, den Sie wieder aktivieren möchten. Mit einem Klick auf das Werkzeugsymbol unten links auf der dunkel-grauen Rubrikleiste gelangen Sie in die Einstellungen. Unter dem dritten Reiter „Weiteres“ finden Sie unter der fünften Überschrift „Raum Archivieren“ den Punkt „Archiviert“. Wenn Sie Ihren Projektraum wieder aktivieren möchten, entfernen Sie einfach das Häkchen vor „archiviert“ und bestätigen Sie Ihre Wahl anschließend mit dem Button „Speichern“ am Ende der Seite.

CommSy-Räume, die 365 Tage lang nicht betreten wurden, werden automatisch archiviert. Ein archivierter Raum kann weiterhin von den Raummitgliedern betreten werden, auch der Zugriff auf die Inhalte ist weiterhin möglich. Es können jedoch keine neuen Inhalte hinzugefügt werden, es können sich keine neuen Mitglieder anmelden und es ist nicht mehr möglich, bestehende Inhalte zu ändern oder zu entfernen.

30 Tage vor der Archivierung erhalten Sie als Raummoderator*in eine entsprechende Ankündigungsmail mit dem Hinweis, wie Sie die Archivierung verschieben können. Dazu betreten Sie den betreffenden Raum einmal, um den Timer zurückzusetzen. Ab da gilt erneut die Grenze von 365 Tagen ohne Nutzung, und eine Ankündigungsmail würde 30 Tage vor Ablauf der Frist erneut versendet.

Öffnen Sie das Menü zum Erstellen eines neuen Beitrags, indem Sie in der entsprechenden Rubrik (Ankündigungen, Termine, Materialien, Diskussionen) im Aktionsmenü die Option „Neuer Eintrag“ auswählen. Machen Sie alle nötigen Angaben, verfassen Sie Text und Titel und laden Sie alle Dateien hoch, die zu diesem Eintrag gehören. Gehen Sie nun auf das Feld „Deaktiviert“ oben. Aktivieren Sie hier das Kästchen und geben Sie in den leerstehenden Feldern Datum und Uhrzeit ein, zu welchem der Eintrag und die dazugehörigen Dateien für die Nutzenden des Raumes zugänglich werden sollen. Klicken Sie nun auf „Speichern“.
Der Titel Ihres Eintrags und dessen Freischaltdatum können von den Benutzer*innen zwar eingesehen, der Inhalt jedoch bis zum gewählten Zeitpunkt der Freischaltung weder gelesen noch heruntergeladen werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: „Zugriffsrechte & Termine“

Sie haben einen CommSy-Raum für eine Vorlesung mit vielen Teilnehmenden eingerichtet und wollen nicht jedes Mal eine Mail erhalten, wenn dem Projektraum ein/e Studierende*r beitritt? Die Benachrichtigung können Sie folgendermaßen abschalten:

• Betreten Sie den betreffenden Raum. Rufen Sie dann über die Rubrikleiste unten links Ihr Raumprofil auf.
• Links befindet sich nun das Menü „Benachrichtigungen“. Sie sehen dieses Menü nur, wenn Sie Moderator*in des Raums sind, aus dem heraus Sie das Raumprofil aufgerufen haben.
• Entfernen Sie das Häkchen neben dem Punkt „E-Mail bei Einschreibung“. 
• Speichern Sie die Einstellung ab.

Räume auf CommSy, die sehr lange nicht betreten wurden, werden nach einiger Zeit automatisch gelöscht. Diese Maßnahme dient der Wahrung des Datenschutzes und schont die Serverkapazitäten. Raummoderator*innen erhalten 30 Tage vor der anstehenden Löschung einen entsprechenden Hinweis an die im System hinterlegte E-Mail-Adresse. Unmittelbar vor der Löschung erfolgt ein weiterer Hinweis per E-Mail.

Wenn Sie den betreffenden Raum nicht mehr benötigen, brauchen Sie nichts weiter tun. Nach Ablauf der Frist wird der Raum automatisch gelöscht.

Sollten Sie den Raum weiterhin nutzen wollen, loggen Sie sich bitte innerhalb der angegebenen Frist bei CommSy ein und betreten Sie den Projektraum. So verhindern Sie die automatische Löschung.

Wenn Sie als Moderator*in nicht möchten, dass die Teilnehmenden Ihres Raumes diesen verändern können, dann haben Sie die Möglichkeit, den Status der Benutzer auf „LesendeR BenutzerIn“ zu stellen.
Mit dieser Option können die Benutzer*innen des Raumes zwar noch Inhalte sehen und herunterladen, besitzen aber nicht die Rechte, um Inhalte hochzuladen oder zu verändern.
Um diese Einstellung vorzunehmen, müssen Sie folgende Schritte durchführen: Begeben Sie sich in der Rubrikleiste in das Feld Personen und wählen das Menü „Personen verwalten“ aus. Haben Sie „Status: LesendeR BenutzerIn“ angeklickt, können Sie nun die Personen auswählen, für die Sie die Statusaänderung vornehmen möchten. Bestätigen Sie den Vorgang dann noch mit „Aktion ausführen“.

Insgesamt gibt es vier verschiedene Status, den Sie den Teilenehmenden Ihres Raumes erteilen können:
Lesende/r Benutzer*in; Benutzer*in; Moderator*in; Ansprechpartner*in

CommSy-Räume, die 365 Tage lang nach Ihrer Archivierung nicht betreten wurden, werden automatisch gelöscht. Dadurch werden sämtliche Inhalte wie Materialien, Diskussionen und Termine unwiederbringlich entfernt.

30 Tage vor der Löschug erhalten Sie als Raummoderator*in eine entsprechende Ankündigungsmail mit dem Hinweis, wie Sie die Löschung verschieben können. Dazu betreten Sie den betreffenden Raum einmal, um den Timer zurückzusetzen. Ab da gilt erneut die Grenze von 365 Tagen ohne Nutzung, und eine Ankündigungsmail wird 30 Tage vor Ablauf der Frist erneut versendet.

In der Personen-Rubrik finden Sie diejenigen Personen, die noch auf Freischaltung durch die Raummoderation warten bzw. gesperrt sind, also nicht den Status „BenutzerIn“ haben. Um diese Liste zu sehen, wählen Sie als Raummoderator*in im Menü am rechten Bildschirmrand „Liste einschränken“ unter „Status“ die Auswahl „Gesperrt“ und bestätigen mit einem Klick auf „Einschränken“.

Über das Aktionsmenü „Personen verwalten“ -> „Kennung(en) freischalten“ können Sie danach die Teilnehmenden wie üblich freischalten. Schauen Sie hierfür bei Bedarf in die FAQ „Wie kann ich Teilnehmende freischalten?“.

Alle Informationen zur Verknüpfung eines CommSy-Raums mit einer STiNE-Veranstaltung finden Sie im Tutorial „Raumeinstellungen“.

Achtung: Wurde die STiNE-LV-ID bereits von einer anderen Person für einen CommSy-Raum verwendet, so kann dieselbe STiNE-LV-ID nicht für einen weiteren CommSy-Raum verwendet werden. Sollte Ihre STiNE-LV-ID nicht mehr verfügbar sein, wenden Sie sich bitte an den Support.

Probleme mit dem Datei-Upload können verschiedene Ursachen haben:

• Haben Sie, nachdem Sie eine Datei ausgewählt bzw. per Drag&Drop in das Upload-Feld gezogen haben, auf den Button „Speichern“ geklickt? Unser System lädt erst dann Ihre Dateien hoch.

• Wenn Sie mehrere Tabs für CommSy geöffnet haben, schließen Sie diese bis auf den einen Tab, in dem Sie den Datei-Upload durchführen wollen und starten Sie den Upload erneut.

Hat keine dieser Maßnahmen zu einer Lösung des Problems geführt, testen Sie den Upload mit einem anderen Browser oder PC. So erfahren Sie, ob das Problem am CommSy-System liegt oder an Ihrem Computer oder Browser. Handelt es sich um ein Problem des Systems, kontaktieren Sie bitte den CommSy Support per Kontaktformular und geben Sie dabei an, welche Browser- und Betriebssystemversion Sie verwenden.

Wenn Sie sich in einem bestimmten Projektraum oder auf Ihrem persönlichen Dashboard befinden, befindet sich in der CommSy-Leiste am oberen Rand das Suchfeld. Geben Sie dort ein Stichwort ein, welches sich auf die von Ihnen gesuchten Inhalte bezieht. Die Suche funktioniert raumübergreifend, es werden also auch Suchergebnisse in anderen Räumen angezeigt. Voraussetzung ist hierbei natürlich, dass Sie im betreffenden Raum als Mitglied registriert sind. Wenn Sie unter dem von Ihnen eingegebenen Stichwort nicht das gewünschte Suchergebnis erhalten, kann es daran liegen, dass Sie (noch) kein Raummitglied sind. In diesem Fall erfragen Sie den Namen des Raumes und ggf. den Teilnahmecode bei der Person, die das Material in CommSy eingestellt hat. 

Auf Ihrem Dashboard finden Sie mittig unter den News ein Feld mit der Raumsuche, wo Sie den Raumnamen eingeben. Ihnen wird eine Liste von Räumen angezeigt, deren Namen den Suchbegriff beinhalten. Wenn Sie noch nicht Mitglied im entsprechenden Raum sind, beantragen Sie die Teilnahme (s. Raumteilnahme).

Finden Sie einen Raum vor, der keinerlei Einträge und auch keine Raummitglieder hat, haben Sie vermutlich versehentlich einen neuen Projektraum eröffnet, anstatt den gewünschten bestehenden Raum zu betreten.

Löschen Sie in diesem Fall bitte den versehentlich erstellten Raum wieder, damit nur Räume im System abgelegt sind, die auch tatsächlich genutzt werden. Siehe auch: Wie lösche ich einen Projektraum?

Anschließend suchen Sie den Raum, an dem Sie sich beteiligen möchten, über die Raumsuche auf der CommSy-Startseite Ihres entsprechenden Portals und treten Sie diesem bei. Siehe auch: Wie kann ich einem Raum beitreten?

Ist Ihre Raumliste plötzlich leer und Ihre abonnierten Räume sind verschwunden, kann dies zwei Ursachen haben:

Option 1: Vielleicht haben Sie sich erstmals mit Ihrer Benutzerkennung eingeloggt, statt sich mit Ihrer bestehenden Kennung anzumelden. In diesem Fall bleiben Sie bitte eingeloggt und legen Sie diese Kennung mit Ihrer alten CommSy-Kennung zusammen, in dem Zuge werden Ihre abonnierten Räume importiert. Siehe: Kann ich zwei Kennungen zu einer Kennung verbinden?

Option 2: Es ist auch möglich, dass Sie zwei Kennungen mit zwei verschiedenen Quellen besitzen – eine STiNE-Kennung und eine separate CommSy-Kennung –, z.B. weil Sie in der Vergangenheit versehentlich einen zweiten CommSy-Account erstellt haben. Falls Sie sich mit der „falschen“ Kennung eingeloggt haben, haben Sie keinen Zugriff auf Ihre Räume. Auch in diesem Fall löschen Sie ggf. bitte die nicht genutzte Kennung und loggen sich mit Ihrer aktiven Kennung ein oder legen Sie Ihre Kennungen zusammen.

Eine neue, zentrale Funktion seit CommSy9 ist das Dashboard: eine Art persönlicher Raum mit einer Übersicht aller neuen Einträge und Termine aus den von Ihnen abonnierten Räumen. Sie erreichen das Dashboard mit einem Klick auf das Kachel-Symbol oben rechts in der CommSy-Leiste, links neben Ihrem Profilbild bzw. Initialen. 

Die Kommunikation mit anderen CommSy-Nutzer*innen läuft über die Projekträume. Sie können innerhalb eines Projektraumes mit jedem anderen Mitglied des Raumes – oder auch mehreren Mitgliedern gleichzeitig – in Kontakt treten.

Option 1 - Mail an Projektraum-Mitglieder: Klicken Sie hierfür in dem entsprechenden Raum auf die Rubrik „Personen“. Sie sehen dann eine Liste aller Personen, die diesem Raum beigetreten sind. Wählen Sie im Aktionsmenü die Funktion „E-Mail senden“. Die Namen der Personen erscheinen nun ausgegraut. Wählen Sie die Person(en), denen Sie eine Nachricht schreiben möchten, aus und bestätigen Sie mit „Aktion ausführen“. Möchten Sie eine Mail an alle Raummitglieder schicken, können Sie alle Namen der Liste automatisch vom System markieren lassen, indem sie links oben auf „Alle Einträge auswählen“ klicken. Bestätigen Sie mit „Aktion ausführen“.

Option 2 - Mail an Gruppenraum-Mitglieder: Möchten Sie eine E-Mail an eine bestimmte Gruppe im Raum schicken, so klicken Sie in der Rubrikleiste auf „Gruppen“ und betreten Sie den gewünschten Gruppenraum. Anschließend folgen Sie den unter Option 1 beschriebenen Anweisungen.

Option 1: Die Mail ist im Spam/Trash-Fach angekommen. Je nach Provider und Maileinstellungen gibt es gegebenfalls mehrere Ordner, in die als Spam (fehl-) erkannte Mails ausgeliefert werden. Weil die Mail von einer noreply-Adresse aus CommSy heraus geschickt wird, reagieren Spam-Filter besonders sensibel.

Option 2: Es ist im Account oder Raumprofil eine falsche Mail-Adresse hinterlegt. Entweder gibt es einen Tippfehler oder eine veraltete/nicht regelmäßig überprüfte Adresse. Diese finden Sie in Ihren Profileinstellungen.

Option 3: Das Postfach ist voll, sodass die Mail nicht zugestellt werden konnte.

Option 4: Der Mailprovider war offline. Das kann vor allem bei kleineren Anbietern oder privat gehosteten Servern als Problem auftreten.

Falls Sie eine Bestätigung vom System bekommen haben, dass die Mail versendet wurde, diese aber nicht bei den Empfänger*innen ankommt, liegt das Problem vermutlich auf Seiten der Empfänger*innen. Folgen Sie dafür den Anweisungen der FAQ: Wieso kommen Mails, die über CommSy versendet werden, nicht bei mir an?

Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die über CommSy versendet wurde, ist der Absender eine noreply-Adresse. Nichtsdestotrotz können Sie über die Antwortfunktion ihres Mailprogramms dem/der Absender*in antworten. Die noreply-Adresse wird daraufhin mit der im Raumprofil gespeicherten Adresse ersetzt. 

Wenn Sie für Ihre Suchanfrage die CommSy-Suchleiste nutzen, dann findet diese Suche in allen Räumen statt, in denen Sie Teilnehmer*in sind. Um separat nur in einem spezifischen Raum zu suchen, ist ein kleiner weiterer Schritt nötig. Betreten Sie zuerst den Raum, in dem Sie suchen wollen. Dies funktioniert über den Button „Meine Räume“. Wenn Sie dies getan haben, schreiben Sie in die Suchleiste, welche sich oben in der Commsy-Leiste befindet, den Begriff nach dem Sie suchen wollen.
Anschließend öffnet sich ein Drop-Down-Liste der Suchergebnisse aus all Ihren Räumen. Am unteren Ende dieser Liste zeigt sich Ihnen die Option „Suche in: …“, gefolgt von dem Namen des Raums, in welchem Sie sich gerade befinden.Wenn Sie diese Option nun anklicken, wird die Suche auf den ausgewählten Raum beschränkt.