Büroassistenz (Sekretariat und Geschäftszimmer)

EinrichtungFakultät für Erziehungswissenschaft

Arbeitsbeginnschnellstmöglich, unbefristet

Bewerbungsschluss10.04.2025

Arbeitsumfangteilzeitgeeignete Vollzeitstelle

Das Aufgabengebiet umfasst allgemeine Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten in den Arbeitseinheiten Biologiedidaktik und Chemiedidaktik sowie in der Organisation des Fachbereichs Didaktik der gesellschaftswissenschaftlichen und mathematisch-naturwissenschaftlichen Fächer (Fachbereich 5). Sie arbeiten integriert in die Teams der Biologie- und Chemiedidaktik sowie im Geschäftszimmer des Fachbereichs 5.

Aufgabengebiet

Forschungsprojekte unterstützen
- z. B. Finanzen dokumentieren und verwalten, Management sowie in der Organisation von nationalen und internationalen Veranstaltungen unterstützen
Büro-Organisation
- z. B. Homepage des Fachbereichs und der Arbeitsgruppen gestalten und pflegen, nationale und internationale Gäst:innen empfangen und betreuen, Dienstreiseanzeigen und -abrechnungen bearbeiten
bei der Lehrplanung und Lehrveranstaltungsorganisation unterstützen
- z. B. Bescheinigungen verwalten, Lehrplanungslisten erstellen, Raumanfragen bearbeiten
Anrufe entgegennehmen und vermitteln sowie Auskunfterteilung
ein- und ausgehende Post sowie Mails bearbeiten
Kostenstellen und Kontoführung überwachen
Sitzungen vor- und nachbereiten
bei der Personalsachbearbeitung unterstützen

Einstellungsvoraussetzung

abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder

gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

gute Beherrschung der deutschen Sprache (Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung)
EDV-Praxis in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
praktische Kenntnisse gängiger Internet- und E-Mailsoftware
Kenntnisse erwünscht in
- Lehrverwaltungsprogrammen (z. B. STiNE)
- Content Management Systemen (z. B. Fiona)
Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen (z. B. zu Microsoft Office, Fiona)
verbindlicher und professioneller Umgang mit Publikum
selbstständiges, eigenverantwortliches und vorausschauendes Arbeiten in Routinetätigkeiten und vereinbarten Projekten
Kooperations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit
Organisationsgeschick
Zuverlässigkeit und Sorgfalt

Wir bieten Ihnen

Sichere Vergütung nach Tarif
Weiterbildungsmöglichkeiten
Betriebliche Altersvorsorge
Attraktive Lage
Flexible Arbeitszeiten
Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
Beschäftigten-Laptop
Mobiles Arbeiten
Bildungsurlaub
30 Tage Urlaub/Jahr

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.