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Kulturwandel an der UHH: Kleine Projekte, große Wirkung
12. Dezember 2024, von Anna Priebe
Foto: UHH/Esfandiari
Viele Mitarbeitende der UHH erproben aktuell neue Formate der Zusammenarbeit – digital und in Präsenz.
Wie können wir besser miteinander arbeiten, die Kommunikation positiv und effektiver gestalten? Ob neue Formate oder punktuelle Anpassungen – es gibt viele Ideen für mehr Wissensaustausch und ein erfolgreiches Arbeiten und Miteinander. In dieser Serie stellen wir inspirierende Initiativen vor.
Für kürzere und effiziente Besprechungen – Meetings mit der Sync-Methode
Sabrina Fuhrmann, Stabsstelle Smart Administration
Bei den ‚Seeds‘ – den kleinen Maßnahmen für schnelle Veränderungen – geht es darum, wie man unkompliziert das eigene Arbeitsumfeld optimieren kann. Angesichts der Menge an Meetings schienen uns im Projekt „Kultur und Vision“ unter anderem die Meetings als ein guter erster Ansatzpunkt. Wer hat nicht schon mal in einem Termin gesessen, der ewig dauerte, bei dem endlose Diskussionen geführt wurden und man sich mitunter fragte, warum man überhaupt dabei ist?
Als wir das Format des Sync-Meetings kennengelernt haben, war für mich direkt klar, dass ich das in meinem Team ausprobieren möchte. Im Grunde geht es um feste Kategorien und Strukturen: Moderation und Dokumentation werden als Rollen immer neu besetzt. Nach einem Check-in und kurzen Updates zum Stand des Projektes oder der laufenden Projekte stehen die sogenannten Spannungen im Fokus. Das sind aktuelle Ideen, Anliegen, Wünsche oder Probleme, die von allen Teilnehmenden vorab und während des Meetings eingebracht werden – verbunden mit einer Zielsetzung, etwa ob eine Information geteilt werden soll oder eine konkrete Aufgabe erledigt werden muss. Das Ziel ist, dass alle Beteiligten das erhalten, was sie für ihre Arbeit brauchen. Konkrete Problemlösungen werden in Folgemeetings von den jeweils betroffenen Personen erarbeitet.
Die einzelnen Bestandteile können je nach Zweck des Meetings angepasst werden, aber es geht immer darum, dass alle Teilnehmenden eine Rolle haben und involviert sind. Es fokussiert sehr, wenn alle so vorbereitet und organisiert in die Besprechung kommen. Zu Anfang war es etwas gewöhnungsbedürftig, da eine gute Moderation direkt eingreift, wenn alte Muster aufbrechen und die Diskussionen vom Thema wegführen. Aber unsere Meetings sind in dem halben Jahr, in dem wir die Sync-Methode anwenden, deutlich effizienter geworden: Für ein Treffen mit zehn Leuten brauchen wir statt 1,5 Stunden oft weniger als 50 Minuten. Und das Beste: Alle finden die Meetings jetzt sinnvoll und produktiv – keine Zeitverschwendung mehr, sondern echte Fortschritte!
Schnelle Verbesserungen und mehr Verständnis – das 3x3 des Besserwerdens
Stefanie Krüger (Fakultät für Rechtswissenschaft), Dennis Scheffran (Fakultät für Wirtschafts- und Sozialwissenschaften) und Christina Semke (Abteilung 7 – Finanz- und Rechnungswesen)
Ob Fakultäts- oder Präsidialverwaltung – wir arbeiten alle für die Uni. Da es aber oft unterschiedliche Abläufe und Strukturen gibt, haben wir zusammen mit weiteren Kolleginnen und Kollegen ein neues Format für die Zusammenarbeit entwickelt: das sogenannte „3x3 des Besserwerdens“. Im Gegensatz zu großen strategischen Projekten ist das Prinzip bewusst sehr einfach gehalten: Ein crossfunktionales Team trifft sich dreimal innerhalb von drei Wochen, um für eine kleine Fragestellung eine Verbesserung zu erarbeiten.
Beim ersten Termin definieren wir die Fragestellung und eine mögliche Lösung. Wichtig ist dabei vor allem, zu entscheiden, was in drei Wochen umsetzbar ist und was nicht. Und wir legen konkrete nächste Schritte fest, die wir im zweiten Treffen besprechen und nachjustieren. Beim dritten Treffen ziehen wir Bilanz und freuen uns gemeinsam über die kleine Verbesserung, die wir erreicht haben. Es geht nicht um langwierige Planungen, sondern um kurze, konzentrierte Treffen mit klaren Zielen. In einem „3x3“ hat zum Beispiel das Team Dienstreisen gemeinsam mit Sekretärinnen aus der WiSo-Fakultät die FAQ zur Erstattung von Taxikosten überarbeitet. Genau solche Themen lassen sich oft überraschend schnell klären, wenn man sie gemeinsam angeht.
Außerdem liefert das „3x3“ nicht nur konkrete Verbesserungen, sondern stärkt durch den Perspektivwechsel auch das gegenseitige Verständnis und Vertrauen in eine konstruktive Zusammenarbeit. Gemeinsam wirksam sein – das macht den Unterschied. Daher freuen wir uns, wenn das Format auch weitere Kolleginnen und Kollegen aus anderen Bereichen anspricht und sie motiviert, aktiv in den Austausch zu gehen. Drei Stunden Zeit, ein bisschen Neugier und der Wunsch, gemeinsam etwas zu bewegen – mehr braucht es nicht. Wir helfen euch gerne beim Einstieg.
Gemeinsam reflektieren – Workshops und Ideensammlung zum Wandel
Katrin Greve, Abteilung 2 – Kommunikation und Marketing
Als Abteilung Kommunikation und Marketing sind wir für viele Querschnittsthemen verantwortlich und agieren entsprechend einrichtungs- und themenübergreifend. Dadurch wandelt sich unsere Arbeit eigentlich ständig. Veränderte strategische Schwerpunkte, aktuelle Entwicklungen in der Forschungslandschaft oder neue digitale Kommunikationskanäle sind da nur einige Faktoren, die Auswirkungen auf unsere Ausrichtung haben. Daher waren die Anstöße des Präsidiums für eine andere Kultur der Zusammenarbeit ein weiterer guter Anlass für eigene Reflexionen.
Diese Prozesse finden bei uns auf zwei Ebenen parallel statt. Zum einen haben wir – inspiriert von den Schulungen und Projektgruppen mit der Agentur „TheDive“ – sowohl auf Leitungsebene als auch in den Referaten verschiedene Workshops durchgeführt, um explizit über unser Rollenverständnis zu sprechen. Im Fokus stand insbesondere, wie wir unsere Projektarbeit optimieren können – innerhalb der Abteilung, aber auch in der Zusammenarbeit mit anderen Bereichen der Universität. Dieser fokussierte Austausch war sehr hilfreich und wir machen regelmäßig Follow-ups, um die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen zu überprüfen.
Zum anderen haben wir den Seed-Ansatz fest auf individueller Ebene verankert. Jeder und jede aus dem Team kann und soll eigene Ideen einbringen – egal ob für Prozesse, die Kommunikation in der Abteilung oder auch für ein verbessertes Wissensmanagement. In der Abteilungsrunde, die wir auf das Sync-Format umgestellt haben, besprechen wir die neuen Ideen und Projekte regelmäßig und schauen nach einigen Wochen gemeinsam, was sich geändert hat und was wir noch anpassen können. Diese Reflexion im Team schafft einen weiteren Seed: einen permanenten Austausch innerhalb der Abteilung und ein gutes Wir-Gefühl.
Nichts muss, alles kann – Abteilungsaustausch auf Englisch
Petra Grothe, Stabsstelle Arbeitssicherheit und Umweltschutz
Wir betreuen mit unseren Angeboten zur Arbeitssicherheit auch viele englischsprachige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Mit englischen Schulungen haben wir uns aber immer schwergetan und hatten alle doch ziemliche Hemmungen, Englisch zu sprechen. Als dann die Internationalisierung der Administration vom Präsidium offensiv als Ziel kommuniziert wurde, habe ich mich entschlossen, mit Erasmus einen Sprachkurs in Dublin zu machen. So habe ich Anfang des Jahres zwei Wochen lang sehr intensiv Englisch gesprochen und wollte den Spirit gerne in meinen Alltag mitnehmen. Für den schriftlichen Austausch haben wir ja inzwischen viele Unterstützungstools, aber fürs Sprechen muss man einfach üben. Also habe ich mir gedacht: Einfach machen – und habe das Format „Let’s improve our English together“ ins Leben gerufen.
Wir treffen uns in einer kleinen Gruppe einmal die Woche für 30 Minuten – und sprechen auf Englisch über alles Mögliche: Filme, die man geschaut hat, das Buch, das man gerade liest, oder auch aktuelle Themen wie die US-Wahl. Fachliche Themen kommen dabei auch zur Sprache, stehen aber momentan noch nicht im Fokus. Wir wollen einfach in entspannter Atmosphäre unser Englisch verbessern und ins Sprechen kommen. Es gilt: Nichts muss, alles kann.
Wie viel das bringt, merkt man schon nach wenigen Monaten: Die Kolleginnen und Kollegen freuen sich nicht nur auf die Treffen, sondern sind auch sicherer im englischen Austausch während der Arbeit. Es gibt jetzt vermehrt Initiativen, englische Schulungen anzubieten und für mich ist es inzwischen Standard, in Bewerbungsgesprächen für Neubesetzungen drei englische Fragen zu stellen. Wenn die Sprachkenntnisse ‚geölt‘ sind, ist das kein Problem.
