Erasmus+ Programm

Ihre Bewerbung auf einen Erasmus-Zuschuss für Ihre Fortbildung erfolgt über die Datenbank Mobility Online. Bitte geben Sie bei der Bewerbung ausschließlich Ihre UHH E-Mail-Adresse an (Bsp.: xxx@uni-hamburg.de). Ohne Eingabe der offiziellen UHH E-Mail-Adresse kann die Bewerbung nicht bearbeitet werden.

Zum Bewerbungsformular für eine Erasmus-Verwaltungsmobilität

Vor Beginn der Verwaltungsmobilität

• Online-Bewerbung und Registrierung in der Datenbank Mobility Online
• Vervollständigung der Personenstamm- und Bankdaten, Angabe des zuständigen Finanzamtes
• Upload des ausgefüllten und von allen Parteien (Teilnehmer:in, Vorgesetzte:r, einladende Person Gasthochschule) unterzeichneten Mobility Agreements
• Ausfüllen des Fragebogens zu den Top-Ups „Green Travel“ und Realkosten über Mobility Online. Sofern Green Travel für Sie zutrifft, drucken Sie die Ehrenwörtliche Erklärung in Ihrem Workflow aus, unterschreiben diese und laden das Dokument anschließend unterschrieben wieder hoch.
• Ausdruck und Einsendung des unterschriebenen Grant Agreements im Original (wird in der Datenbank generiert)
• Übermittlung des Dienstreiseantrags (digital oder im Original)

Nach Unterzeichnung durch die Erasmus-Hochschulkoordinatorin werden sowohl das Grant Agreement als auch der Dienstreiseantrag von der Abteilung Internationales in Ihrem Datensatz hochgeladen.

Sobald alle Unterlagen vollständig in der Datenbank vorliegen, wird die erste Rate in Höhe von 80% ausgezahlt.

Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie bei Reisen ins Ausland einen Antrag für die Ausstellung einer Entsendebescheinigung bei Ihrer zuständigen Personalsachbearbeitung stellen müssen.

Nach Ende der Verwaltungsmobilität

• Upload der ausgefüllten und von der Gasthochschule unterschriebene Confirmation of Stay for Staff Training
• Übermittlung des EU-Surveys (den Link hierzu erhalten Sie nach Beendigung Ihres Aufenthalts)
• Upload des Erfahrungsberichts
• Vervollständigung der Angaben zu Ihrer Mobilität in Mobility Online zur Ausstellung der Teilnahmebescheinigung 

Sind alle Angaben vollständig und Dokumente in der Datenbank hochgeladen, lassen wir Ihnen die Teilnahmebescheinigung zukommen und weisen die 2. Rate Ihrer Förderung an.

Eine Förderung ist möglich, solange ausreichend finanzielle Mittel vorhanden sind.
Sollte die Zahl der Bewerbungen die Höhe der Mittel überschreiten, so wird nach den folgenden Kriterien ausgewählt:

• Zweck/Ziel der Reise
• Anzahl der bereits erfolgten Förderungen aus Erasmus+ STT- oder anderen Mobilitätsmitteln
• Stellenwert der Partnerhochschule im Rahmen der Internationalisierungsstrategie der UHH

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung.

Programmvorgaben

• Anstellung an der Universität Hamburg
• Aufenthaltsdauer: Mindestens 2 bis max. 10 aktive Aufenthaltstage (Arbeitstage) an der Gasthochschule. Zusätzlich zu den Aufenthaltstagen können der An- und Abreisetag mit der Tagespauschale vergütet werden, sofern diese unmittelbar vor bzw. nach der Fortbildung liegen.
• Grundsätzlich können nur Aufenthaltstage gefördert werden, an denen eine Aktivität im Sinne des Programms stattgefunden hat.

Aufenthaltskosten

Als Aufenthaltskosten werden Ihnen Tagespauschalen erstattet, die je nach Zielland variieren:

Fahrtkosten

Erstattet werden, je Aufenthalt (Hin- und Rückfahrt) und in Abhängigkeit von der Distanz, folgende Festbeträge pro Teilnehmer:in:

Welche Fahrtkosten Ihnen erstattet werden, können Sie mit Hilfe des Distanzrechners ermitteln. Hierfür geben Sie bitte den Abfahrtsort und den Zielort ein, die Entfernung wird automatisch berechnet.

Green Erasmus: Sofern Sie umweltfreundlich reisen, d.h. für mindestens 50% der Strecke ein nachhaltiges Verkehrsmittel nutzen (Bahn, Bus, Mitfahrgelegenheit im Auto, Rad, zu Fuß), können Sie einen erhöhten Fahrtkostenzuschuss erhalten. Wenn sich Ihre Reise dadurch verlängert, können Ihnen max. 4 weitere Tage gefördert werden.

• Zusatz „teures Reisen“: Für Personen, die ein Green Travel Top-Up erhalten, besteht zudem die Möglichkeit einen Realkostenzuschuss für „teures Reisen“ zu beantragen. Dieser kann beantragt werden, wenn der Reisekostenzuschuss gemäß der Entfernungskategorie nicht min. 70 % der realen Reisekosten für nachhaltiges Reisen deckt. In diesem Fall können Teilnehmende 80 % der Realkosten für nachhaltiges Reisen erstattet bekommen.
• Der Antrag für „teures Reisen" muss von der antragstellenden Person begründet und von der nationalen Agentur genehmigt werden. Dies erfordert einen zeitlichen Vorlauf. Daher bitten wir Sie, die Belege min. einen Monat vor Ausreise an erasmus-staff@uni-hamburg.de(erasmus.coordination"AT"uni-hamburg.de) zu schicken.

Vorfinanzierung der Fahrt- und Aufenthaltskosten

Vorbehaltlich der Mittelfreigabe durch den DAAD erhalten Sie innerhalb von 30 Tagen nach Unterzeichnung des Grant Agreements (GA) durch beide Parteien (Teilnehmer:in und Erasmus-Hochschulkoordination) eine Vorfinanzierungszahlung in Höhe von 80% der Gesamtkosten. Die verbleibenden 20% Ihrer Fördersumme werden Ihnen nach Ihrer Rückkehr ausgezahlt, sobald Sie die erforderlichen Unterlagen eingereicht haben.

Stipendien für Fortbildungen im Rahmen des Erasmus-Programms sind steuerfrei, solange sie für die Erfüllung der Fortbildung erforderlich sind. Darüberhinausgehende bzw. nicht aufgewendete Förderbeträge sind durch Sie zu versteuern.

Realkostenantrag

Mitarbeitende mit einer Behinderung ab einem GdB 50, Mitarbeitende mit chronischen Erkrankungen und Mitarbeitende, die mit Kind reisen, können einen Realkostenantrag bis zu 15.000 EUR stellen, sofern sie erhebliche Mehrkosten im Gastland haben, die nicht durch andere Einrichtungen übernommen werden. Sofern eine der genannten Optionen für Sie zutrifft, wenden Sie sich bitte nach Prüfung Ihrer Bewerbung per E-Mail an erasmus.coordination@uni-hamburg.de, um das Antragsverfahren zu beginnen. Bitte beachten Sie, dass zwei Monate vor Beginn der Mobilität eine detaillierte Kostenaufstellung und Antragsdokumente eingereicht werden müssen, die die Mehrkosten im Ausland belegen. Der Antrag wird vom DAAD geprüft und bewilligt.

Nachdem Sie sich für eine Erasmus-Verwaltungsmobilität beworben haben, müssen Sie vor und nach Ihrem Auslandsaufenthalt verschiedene Formulare einreichen.

Erasmus im akademischen Jahr 2024/2025

Vor dem Aufenthalt

• Staff Mobility Agreement for Training (PDF)
• Dienstreiseantrag
• Grant Agreement im Original – wird in der Datenbank generiert
• Allgemeine Bedingungen, Anhang II (PDF)

Nach dem Aufenthalt

• Confirmation of Stay for Staff Training (PDF)
• Online EU-Survey – Link wird per E-Mail zugeschickt
• Erfahrungsbericht (DOC) - Leitfaden zum Erfahrungsbericht (PDF)