40-045 Teilnehmendenimport mit Campus Management Reporting
In OpenOlat gibt es die Möglichkeit, Listen von Prüflingen in einen Kurs zu importieren. Diese Helpcard erklärt, wie man diese Liste generiert und wie man sie in den OpenOlat-Kurs einpflegt.
Gut zu wissen
Über das vom Rechenzentrum bereitgestellte Tool Campus Management Reporting können Sie für Ihre Prüfung eine Liste der Prüflinge generieren. Es werden hier nur die Prüfungen der nächsten 7 Tage abgerufen. Es werden nur Prüfungen angezeigt, für die Sie als Verantwortliche*r eingetragen sind.
Achten Sie außerdem auf die An- und Abmeldefristen, wenn Sie eine finale Form der Liste exportieren möchten.
Beispiel: Beträgt an Ihrer Fakultät die Abmeldefrist für Prüfungen 7 Tage (zum Tagesende), stellt Ihnen der Report am Folgetag den validen Datensatz mit den Prüfungsteilnehmenden zur Verfügung. Endet die Abmeldefrist dagegen 72 Stunden (stundegenau) vor dem Prüfungstermin, so müssen Sie auch hier den Folgetag abwarten, da der Datenabgleich zwischen STiNE und Report-Tool nur nachts erfolgt.
So gehen Sie vor
So generieren Sie eine Teilnehmendenliste im Campus Management Reporting:
- Öffnen Sie die Seite des Campus Management Reporting-Tools
- Wenn Sie sich noch nicht im UHH-Netz befinden, loggen Sie sich mit Ihrer B-Kennung in das VPN-Netz der Universität Hamburg ein.
- Sie landen nun im Reporting-Tool. Klicken Sie dann auf pruefungen und dann auf Pruefungsteilnehmende.
Achtung: Achten Sie auf die An- und Abmeldefristen sowie die nächtliche Synchronisation der Listen, wenn Sie eine finale Form der Liste exportieren möchten. - Es öffnet sich eine Ansicht mit allen Prüfungsteilnehmer*innen. Klicken Sie nun in der Menüzeile auf das Diskettensymbol und wählen Sie in dem Menü Excel.
- Öffnen Sie die Datei Pruefungsteilnehmende.xlsx mit Excel oder einem ähnlichen Tabellenverarbeitungsprogramm. Sie finden nun pro Prüfung einen eigenes Datenblatt in der Tabelle.
Markieren Sie alle Einträge der Spalte Email und kopieren Sie deren Inhalt mit [strg-c] ([cmd-c]). Der Inhalt befindet sich nun in Ihrer Zwischenablage. Von hier aus können Sie den Inhalt der Liste and verschiedenen Stellen wieder einfügen.
Mitglieder in OpenOlat importieren:
- Klicken Sie in Ihrem Kurs oben unter Administration auf Mitgliederverwaltung. Die Mitgliederverwaltung öffnet sich.
- Um Ihre Prüfungsteilnehmenden zu importieren, klicken Sie auf Mitglieder importieren.
- In dem sich öffnenden Fenster können Sie nun die Mailadressen/Matrikelnummern der Teilnehmenden einfügen. Diese können Sie aus der zuvor generierten Excel-Liste kopieren.
- Klicken Sie anschließend auf Weiter. Ihnen werden alle gefundenen Teilnehmenden angezeigt. Sollten hier Teilnehmende nicht gefunden werden, haben diese sich noch nicht in OpenOlat eingeloggt - ein Hinweis per STiNE ist dann empfehlenswert.
- Klicken Sie erneut auf Weiter. Im Anschluss können Sie den Teilnehmenden Kursrechte zuteilen. Setzen Sie hier einen Haken bei Teilnehmer und klicken Sie auf Weiter.
- Im nächsten Fenster können Sie entscheiden, ob Sie die Prüfungsteilnehmenden per Email darüber benachrichigen wollen, dass sie zum THE-Kurs hinzugefügt wurden.
- Mit einem Klick auf Fertigstellen wird der Importvorgang abgeschlossen und die Teilnehmenden zum THE-Kurs hinzugefügt.
Austragen von Abmeldungen
Die Studierenden können sich bis drei Tage vor dem Prüfungstermin von der Prüfung wieder abmelden. Um diese Abmeldungen in OpenOLAT zu übernehmen, müssen Sie die abgemeldeten Studierenden identifizieren.
Analyse abgemeldeter Studierende über Excel
- Laden Sie sich drei Tage vor der Prüfung erneut eine Liste mit den Teilnehmenden aus dem Campus Management Reporting.
- Um möglichst einfach herauszufinden, wer sich abgemeldet hat, haben wir eine Excel-Tabelle vorbereitet: Download Vergleichsvorlage Excel
- Tragen Sie im ersten Datenblatt der Exel Vergleichsvorlage die 7-Tage alte Liste mit Prüflingen ein.
- Kopieren Sie anschließen in das zweite Datenblatt die 3-Tage Liste der Prüflinge ein.
- Klicken Sie im dritten Datenblatt der Vergleichsvorlage mit der rechten Maustaste in die erste Spalte.
- Klicken Sie im Kontextmenü auf Aktualisieren.
- Nun werden Ihnen die Teilnehmer angezeigt, die sich von der Prüfung in den letzten vier Tagen abgemeldet haben.
Austragen in OpenOLAT
- Klicken Sie in Ihrem Kurs oben unter Administration auf Mitgliederverwaltung. Die Mitgliederverwaltung öffnet sich.
- Suchen Sie nun einen abzumeldenden Studierenden. Um Personen in einem Kurs mit vielen Teilnehmenden zu finden eignet sich der Suchschlitz oberhalb der Tabelle.
- Klicken Sie auf das Zahnrad ganz rechts in der Spalte des auszutragenden Teilnehmenden. Es öffnet sich ein kleines Menü.
- Klicken Sie auf Entfernen.